Nie bez powodu zarządzanie czasem stało się dla wielu osób nieosiągalnym i niewystarczającym podejściem do produktywności. Być może uważasz, że najgorszą wadą jest słabe zarządzanie czasem, coś, co powstrzymuje Cię w domu i pracy. Ale dlaczego należałoby oczekiwać, że ktoś potrafi „zarządzać” czasem? Czas jest nieokreślonym, autonomicznym konstruktem, a zatem z natury nie można nim zarządzać.
Ile razy mówiłaś sobie, że zamierzasz zrób to o 2 po południu. Zaczynasz to robić w wieku 2 lat, ale przychodzi pilniejszy e-mail — rzecz !—i musisz na nie odpowiedzieć. Jesteś wtedy zahipnotyzowany swoim skrzynka odbiorcza pełna innych e-maili ; równie dobrze mógłby odpowiadać na nie, gdy okno jest otwarte. Jeden e-mail zawiera link do artykułu, który przypomina o innym artykule, który znajomy wysłał Ci pewnego dnia, którego zapomniałeś przeczytać. Zaczynasz czytać i zdajesz sobie sprawę, że jest już 2:28, a na pierwszą rzecz masz tylko godzinę. (Objaw niepokoju i skarcenia się.)
Nie możesz cofnąć zegara do godziny 14.00 — ani wstrzymać czasu na nadrabianie straconych 28 minut pracy. Co ty mogą zrobić, to zmienić sposób, w jaki uważasz, że produktywność powinna zostać osiągnięta. Zamiast próbować (i zawodzić) nadążać za czasem, opanuj swój Uwaga — możliwość wyboru, kiedy i na czym się koncentrujesz (lub nie).
jak wyciąć film z cebuli
Dlaczego zarządzanie czasem już go nie ogranicza
„Dopóki określamy naszą drogę do produktywności w kategoriach zarządzania czasem, zawsze będziemy za ósmą piłką” – mówi Maura Thomas , ekspert ds. produktywności i autor Zarządzanie uwagą .
Według Thomasa istnieją dwa główne powody, dla których zarządzanie czasem jako koncepcja nie odpowiada wielu ludziom. „Po pierwsze, kiedy mówimy o zarządzaniu czasem, daje nam to złudzenie, że faktycznie mamy kontrolę nad czasem, podczas gdy w rzeczywistości nie mamy go — czas płynie bez względu na to, co robisz”, wyjaśnia.
Po drugie, kiedy większość ludzi myśli o zarządzaniu swoim czasem, ich pierwszym odruchem jest umówienie się ze sobą na spotkanie (o 9 rano kończę analizę kwartalną; o 10:30 zacznę odpowiadać na e-maile). Problem, jak podkreśla Thomas, polega na tym, że najłatwiej – najłatwiej – zerwać spotkanie ze sobą. Kto cię powstrzyma?
Czas jest nadal potrzebny i ważny, ale nie powinien być jedyną rzeczą, do której przywiązujesz swoje osobiste poczucie produktywności. Thomas zaleca używanie kalendarza tylko do rzeczy, które mają „silny związek z czasem”. To są Twoje spotkania z innymi osobami, wydarzenia, terminy realizacji projektów.
Inne zadania, które technicznie nie mają terminu, za które tak naprawdę nie jesteś odpowiedzialny przed kimś innym, mają słabszy stosunek do czasu. Oczywiście w takich przypadkach możesz planować pracę o godzinie 15:00, ale „jeśli nie kontrolujesz również swojej uwagi w tym czasie, nie ma to znaczenia” – mówi Thomas. „Za każdym razem, gdy ten blok czasowy się skończy, zadanie nie zostanie wykonane, jeśli nie będziesz również zarządzać swoją uwagą”.
„Jeśli zarządzanie czasem oznacza umawianie się ze sobą na spotkania w kalendarzu, to nam się to nie udaje i zawsze nam się to nie udało” – mówi. „Ale powodem, dla którego teraz nam się nie udaje, jest to, że mamy tak wiele rozrywek”.
ZWIĄZANE Z: Porady dotyczące pracy z domu Prawdziwe proste Redaktorzy przysięgam
Co to znaczy zarządzać swoją uwagą?
Dzięki swoim badaniom, pisaniu i doświadczeniu w nauczaniu, Thomas zdefiniowała zarządzanie uwagą jako „zbiór zachowań, które dają ci możliwość rozpoznania, gdzie znajduje się twoja głowa i [zdolność] do przejścia do stanu mózgu, który jest bardziej aktualne w tej chwili.
Zarządzanie uwagą nie jest całkowicie oderwane od koncepcji czasu lub zarządzania czasem, ponieważ wszystkie one są ze sobą powiązane. (Jak przyznaje Thomas, „w pewnym sensie mówimy o semantyce, ale słowa, których używamy, są potężne”).
Ale jako koncepcja, jej celem jest zmiana twojego rozumienia i strategii w jaki sposób motywujesz się : Zamiast koncentrować się na próbie kontrolowania czasu, na czymś, czego nikt nie może kontrolować, możesz skoncentrować się na ćwiczeniu kontroli swojej uwagi – na czymś, co jest bardzo wykonalne (choć z praktyką i siłą woli). Mówiąc najprościej, Thomas jest zdeterminowany, aby przypominać ludziom, że nie są bezradni i umożliwić im odzyskanie kontroli nad ruchliwymi dniami.
jak usunąć pozostałości po naklejkach z ubrań
Zapoznaj się z własnymi zdolnościami do zarządzania uwagą
Aby zrozumieć zarządzanie uwagą jako metodę produktywności, najpierw musimy zrozumieć, jak działa sama uwaga, zarówno ogólnie, jak i osobiście. Wróćmy do wspomnianych przez Thomasa „stanów mózgu” lub „czterech kwadrantów” uwagi, które zajmujemy i poruszamy się między nimi w dowolnym momencie dnia.
Mówi: „jeśli luźno skategoryzujemy różne stany mózgu, w których możemy się znajdować – oczywiście jest ich nieskończona liczba – ale tylko w ogólnych kategoriach, są to: 1) reaktywne i rozproszone, 2) skupione i uważne, 3) marzycielskie lub Wędrówka umysłu i 4) przepływ”.
1. Reaktywny i rozproszony
Jest to przestrzeń nad głową, w której większość ludzi przebywa przez cały dzień, niezależnie od tego, czy jesteś rodzicem przebywającym w domu, czy konsultantem korporacyjnym. W tym stanie możesz być próbować skupić się, ale nadal nie masz kontroli nad otoczeniem i pozostajesz zdany na łaskę rozproszenia: powiadomień e-mail, pingów Slack, dzwoniącego telefonu, chęci przeczytania fajnego artykułu, kogoś, kto wpada do Twojego biurka, aby zadać szybkie pytanie, odczuwa głód przekąska lub dziecko przerywające zadanie a podczas pracy w domu .
„Przechodzimy od rzeczy do rzeczy… i po prostu wykonujemy wielozadaniowość — a dokładniej przełączamy zadania — przez cały dzień” — mówi Thomas. Możesz rozpocząć projekt z zamiarem przejrzenia go, ale mnóstwo zewnętrznych i wewnętrznych rozpraszaczy pokusy zwlekania utrzymywać cię w stanie reaktywności i rozproszenia, co, jak można się spodziewać, nie jest idealnym kwadrantem zarządzania uwagą, aby uzyskać optymalną produktywność.
2. Skupiony i uważny
„To drugie wiadro to coś w rodzaju biegunowego przeciwieństwa” – mówi Thomas. stan skupienia i uważności to taki, w którym aktywnie się koncentrujesz. Wkładasz wysiłek w skupienie całej swojej uwagi na jednym zadaniu (pisanie i wysyłanie długiego raportu e-mailem) lub może poświęcasz pewną ilość czasu i koncentracji na zestaw zadań (poświęcasz czas na wysłanie kilku umieszczanych przez Ciebie wiadomości e-mail poza).
Tak czy inaczej, jak mówi Thomas, w tym kwadrancie „podejmujesz kroki, aby upewnić się, że nie jesteś zaniepokojony, aktywnie wypychasz inne myśli, które się wkradają, i przez dłuższy czas utrzymujesz swoją uwagę na bardziej poznawczym Wymagające zadanie.'
Jest to najbardziej oczywista przestrzeń nad głową, do której należy wykorzystać, aby być najbardziej produktywnym i wydajnym sobą. Referencje Thomasa Cal Newport , autor i profesor nadzwyczajny informatyki na Georgetown University, który spopularyzował termin „Głęboka Praca” opisać rodzaj pracy, która ma miejsce w tym stanie.
ZWIĄZANE Z: 3 proste techniki uważności, dzięki którym możesz wkraść się w pracowity dzień pracy
3. Śnienie na jawie lub wędrówka po umyśle
„W tym miejscu nie kierujemy aktywnie naszej uwagi nigdzie konkretnie, ale aktywnie opieramy się rozproszeniom” – wyjaśnia Thomas. „Pozwoliłeś swojemu umysłowi wędrować i po prostu być , a Ty celowo odmawiasz wyjęcia telefonu w celu wysłania SMS-a, włączenia telewizora, a nawet umieszczenia podcastu. Thomas określa je jako ciche chwile lub chwile „pomiędzy”, kiedy czekasz na autobus, stoisz w kolejce po zamówienie w kawiarni lub idziesz przez parking po samochód.
Wypełnianie tych chwil aktywnością lub rozproszeniem uwagi może wydawać się nieszkodliwe, a nawet mądre – produktywne! – (dlaczego nie wyrzucić kilku e-maili podczas jazdy windą?), a często tak jest. Ale ważne jest, aby znaleźć równowagę, ponieważ to podczas tych małych zakamarków umysłu dzieją się wszystkie dobre rzeczy.
„Ten stan marzeń ma miejsce, gdy mamy wgląd, kiedy mamy pomysły i kiedy nasza kreatywność naprawdę się ujawnia” – mówi. „Nie możesz nakazać sobie wglądu, nowego pomysłu lub rozwiązania problemu. Tylko w tych cichych chwilach takie rzeczy mogą się wydarzyć. W jakiś sposób doszliśmy do wniosku, że jeśli nie robimy, nie robimy, nie robimy, to nie jesteśmy produktywni. Ale tak naprawdę jest dokładnie odwrotnie.
4. Przepływ
I wreszcie przepływ, głęboko skoncentrowany stan psychiczny, w którym mózg pracuje inaczej niż w którymkolwiek z pozostałych trzech kwadrantów. Ta koncepcja psychologiczna została po raz pierwszy rozpoznana i nazwana przez węgierskiego psychologa Mihály'ego Csíkszentmihályi i obejmuje bezwysiłkową utratę siebie w wykonywanym zadaniu. „Kiedy jesteś w przepływie, oznacza to, że część mózgu, która rozpoznaje siebie w czasie i przestrzeni (jestem głodny, jest mi zimno, to jest nudne, zastanawiam się, czy ktoś polubił mój post na Instagramie) znika – mówi Thomas. „Jesteś w pełni pochłonięty wykonywanym zadaniem; to całkowite zaabsorbowanie tym, co robisz”.
Innymi słowy, nawet nie zdając sobie z tego sprawy, jesteś w strefie. Idealne mentalne miejsce na produktywność, prawda? Ale jest jeden haczyk: „Nie możesz nakazać sobie przepływu”, mówi Thomas, dodając jednak, że „kiedy pozostaniesz w skupionej i uważnej przestrzeni nad głową przez dłuższy czas, możesz mieć szczęście wystarczy, by wprawić się w ruch.
„Są to cztery stany mózgu, w które możemy wrzucić naszą aktywność mózgu do jednego worka, a zarządzanie uwagą to ostatecznie zdolność rozpoznania, w którym się znajdujesz, a następnie świadomego przejścia do tego, który najlepiej ci w danej chwili będzie służył” – mówi.
Jak zarządzać swoją uwagą
Jeśli pierwszym krokiem do opanowania zarządzania uwagą jest kultywowanie świadomości tego, gdzie w danym momencie znajduje się twój umysł, drugim jest rozpoznanie, który stan mózgu jest idealny do danego zadania – a następnie celowe przejście do tego stanu mózgu, aby go osiągnąć. gotowy.
Można śmiało powiedzieć, że „skupiony i uważny” – a nie bardziej rozpowszechniony stan „reaktywny i rozproszony” – jest idealnym miejscem mentalnym do zamieszkania w pracowity dzień. Ale jak dostać się tam z samego rana, kiedy jesteś śpiący i zamglony? Albo około południa, kiedy sterta zadań na twoim talerzu jest oficjalnie przytłaczająca? Lub około 15:00. kiedy jesteś głodny, jesteś zmęczony, a twoi współpracownicy (lub rodzina) przeszkadzają? Odzyskasz kontrolę.
jaki rodzaj octu jest używany do czyszczenia
„Ludzie mówią mi, że muszą wykonać swoją pracę, ale [nie mogą, ponieważ] ludzie ciągle im przeszkadzają. Ludzie są zawsze zamierzam ci przerwać” – wyjaśnia Thomas. „Jedynym sposobem, w jaki możesz przestać być przerywanym, jest powiedzenie ludziom, aby przestali ci przeszkadzać przez pewien czas”.
Jak to ujął Thomas: Uwaga jest antidotum na rozproszenie. Zamiast pozwalać, by rozproszenia cię kontrolowały, rozpoznaj nad nimi własną sprawczość. „Dwie najważniejsze techniki [na początek] kontrolowania uwagi to kontrolowanie środowiska i technologii” – mówi. Oto jak.
Kontroluj swoje środowisko
Jednym ze sposobów, aby to zrobić, jest tworzenie sygnałów, które komunikują się z innymi, na których starasz się skupić. Może to być dosłowny znak „nie przeszkadzać”; może też zakładać słuchawki; jeśli masz biuro lub oddzielne miejsce do pracy, może to być zamknięcie drzwi; lub może to być wszystkie powyższe, jeśli potrzebujesz. „Niezależnie od tego, jaki jest sygnał, bądź wyraźny – nie oczekuj, że tylko dlatego, że masz słuchawki, ludzie będą wiedzieć, że oznacza to, że nie przeszkadzać. Musisz im powiedzieć – upiera się Thomas. „Kiedy mój sygnał nie przeszkadzać jest włączony, oznacza to, że nie przeszkadzaj mi, chyba że jest to naprawdę nagły wypadek. To jest przykład kontrolowania swojego środowiska. '
Nierealistyczne jest oczekiwanie, że sygnał „nie przeszkadzaj mi” będzie aktywny przez cały dzień, ale Thomas zaleca wyłączenie się, aby skupić się na, powiedzmy, 20 minut co godzinę lub około 90 minut dwa razy w ciągu dnia. dzień. „Częstotliwość i czas trwania zależą od Ciebie i zależy to od charakteru Twojej pracy lub tego, jak bardzo ludzie wokół Ciebie potrzebują” – mówi.
Kontroluj swoją technologię
Po utworzeniu środowiska wolnego od rozpraszania nadszedł czas, aby wyeliminować największe rozpraszanie: Twoje urządzenie. Każdy baner powiadomień, numer, kropka, ping, wiadomość DM ma na celu przyciągnięcie Twojej uwagi. Robią też dobrą robotę, ale masz większą kontrolę, niż myślisz.
„Drugim krokiem do kontrolowania środowiska i uwagi jest zamknięcie poczty e-mail lub przejście do trybu offline lub trybu „nie przeszkadzać” – radzi Thomas. Tak, nawet jeśli zadanie, nad którym pracujesz, to poczta e-mail.
„Jeśli mam 50 [e-maili], muszę odpowiedzieć, jedynym sposobem, w jaki to zrobię, jest powstrzymanie przychodzenia nowych wiadomości” – mówi. „W przeciwnym razie nie dostanę do istniejących 50, ponieważ odpowiem na pierwsze, a potem będzie nowe (i nowe i nowe).” Skieruj swoją uwagę tylko na nowe e-maile po odpowiedziałeś na istniejące wiadomości, na które chcesz odpowiedzieć.
jak ustawić prawidłowy diagram tabeli
Następnie ukryj telefon – i „wszystko wokół ciebie, co brzęczy, brzęczy, wibruje lub w inny sposób zwraca twoją uwagę” – mówi Thomas. Włącz tryb Nie przeszkadzać, cichy i zakryty – lub jeszcze lepiej, gdzieś poza zasięgiem wzroku. „Badania pokazują, że sama obecność naszego telefonu rozprasza nas, nawet jeśli jest wyłączony i skierowany do dołu”. (Nie panikuj, możesz sprawdzić swój telefon i pocztę e-mail, czaty Google, Twitter i wszystko inne, gdy upłynie wyznaczony okres koncentracji).
Jeśli jesteś kimś, kto lubi szum , uważaj, czego chcesz słuchać. Możesz pomyśleć, że podcast, Biuro powtórki lub muzyka rapowa pomaga się skupić, ale może działać odwrotnie.
„Każdy jest inny, ale badania pokazują, że generalnie jest to bardzo rozpraszające. Najbardziej rozpraszającą rzeczą dla ludzi jest dźwięk głosów innych ludzi” – mówi Thomas. „Jeśli naprawdę chcesz hałasu, spraw, by był hałasem: muzyka klasyczna, odgłosy fal oceanicznych, świerszcze lub trzaski ognia”.
ZWIĄZANE Z: Szum biały, różowy czy brązowy — który kolor jest dla Ciebie?
Podziel zadania i wyznacz punkty zatrzymania
Kiedy zdecydujesz, że nadszedł czas na wykonanie zadania i wyeliminowałeś potencjalne przerwy, wykonuj to zadanie „albo do jego zakończenia, albo do momentu, gdy dojdziesz do punktu zatrzymania, który ustaliłeś przed rozpoczęciem”. Tutaj czas i uwaga idą w parze.
Jeśli jest to jedno duże zadanie, podziel je na osiągalne kawałki, których ukończenie stanie się wyznaczonymi punktami zatrzymania. Koncentruj się na każdym z nich z pełną uwagą, aż skończą. Lub ustaw minutnik i zdecyduj, że skupisz całą swoją uwagę na wykonaniu tego, co możesz w tym przedziale czasowym.
Zacznij reformować stare nawyki
Ten krok polega na ćwiczeniu powyższych nawyków, aby skupienie uwagi stało się drugą naturą.
„Ludzie często mnie pytają: „Czy jesteśmy uzależnieni od naszych urządzeń?” Nie jestem psychologiem, ale mogę państwu powiedzieć, że nasza technologia celowo kształtuje nawyki” – mówi Thomas. „Wszystkie aplikacje w naszych telefonach… są zaprojektowane tak, aby przykuć naszą uwagę”.
Przechodzenie od zadania do zadania lub uleganie pokusie wyczyszczenia powiadomienia, sprawdzenia tekstu, włączenia telewizora w poszukiwaniu szumów w tle — wszystko to stało się częścią naszego codziennego życia. Zasadniczo jesteśmy szkoleni, aby na każdym kroku rozpraszać się. „Przyzwyczailiśmy się do rozpraszania uwagi” — uważa Thomas.
Łagodząc rozpraszanie uwagi, „bardziej przyzwyczajasz się do dłuższych okresów bez nich i zaczynasz budować swoją zdolność do pozostawania skupionym na dłużej” – mówi. „Podobnie jak rozproszenie uwagi osłabia twoją uwagę, kontrolowanie tych rozproszeń buduje twoją rozpiętość uwagi. [W końcu] zamiast zmieniać się co kilka minut, masz większą możliwość wyboru, kiedy się zmienisz”.
„Nasze niepowodzenie w osiąganiu najważniejszych dla nas rzeczy — tak definiuję produktywność — nie wynika z tego, że nie mamy wystarczająco dużo czasu w ciągu dnia” — podsumowuje Thomas. „Zachowujemy się tak, jakbyśmy byli całkowicie bezradni wobec wszystkich rzeczy wokół nas, podczas gdy w rzeczywistości tak nie jest. Dla mnie to najważniejsza wiadomość, którą najbardziej pasjonuję się... Naprawdę chcę, żeby ludzie zrozumieli, że masz kontrolę nad swoją uwagą. Cóż, może teraz tego nie robisz, ale możesz.
ZWIĄZANE Z: Chcesz przestać zwlekać? Oto 7 różnych sztuczek do wypróbowania teraz (nie później)
