Wszyscy polegamy na poczcie e-mail w celu błyskawicznej korespondencji — i zapewnienia, że ​​nasz pakiet Amazon jest w rzeczywistości w drodze. Ale można śmiało powiedzieć, że pomimo wszystkich chwalebnych korzyści, Twoja skrzynka e-mail może szybko zmienić się w zmorę Twojego istnienia, jeśli nie zostanie zaznaczona. A widok zagraconej skrzynki odbiorczej jest natychmiastowym stresorem prawie dla każdego.

Regularne sprawdzanie poczty e-mail to codzienne zadanie, którego nie da się uniknąć, i bez względu na to, jak sumiennie klikasz „odpowiedz wszystkim”, zarządzanie rosnącą skrzynką e-mail jest łatwiejsze do powiedzenia niż do zrobienia. A jeśli jesteś mniej pracowity – na przykład, jesteś bardziej skłonny pozwolić e-maile gromadzą się bezadresowe —że brak organizacji skrzynki odbiorczej (i niepokój związany z zadłużeniem na pocztę elektroniczną) jest prawdopodobny wpływając na Twoją produktywność więcej niż zdajesz sobie sprawę. Na szczęście jest wyjście z chaotycznej dziury w skrzynce odbiorczej. Starając się lepiej zarządzać naszymi niesfornymi skrzynkami odbiorczymi, wykorzystaliśmy profesjonalistów ds. produktywności w celu oszczędzania czasu (czytaj: ratowania życia) hacków do zarządzania pocztą e-mail, które znacznie przybliżą nas do pozornie nieuchwytnej skrzynki odbiorczej Zero.

ZWIĄZANE Z : 6 rzeczy, które mają wspólnego wszystkie skuteczne e-maile służbowe

powiązane przedmioty

1 Sprawdzaj pocztę tylko przez 15 minut na raz

Według eksperta ds. produktywności i założyciela Kałamarz Prasa , Tonya Dalton, możesz zmaksymalizować swoją produktywność, sprawdzając w skrócie e-maile, 15-minutowe wybuchy . „Zdziwiłbyś się, ile e-maili możesz przeczytać i odpowiedzieć na nie w krótkim czasie, sprawdzając swoją skrzynkę partiami” – mówi. „Kluczem jest ustawienie timera, aby wiedzieć, kiedy minęło 15 minut i kiedy nadszedł czas, aby przejść do innej pracy”.

jak siekać cebulę bez płaczu

dwa Zaplanuj blokady czasowe na e-maile

W tym samym duchu przyzwyczaj się do planowania wyznaczonych bloków czasowych (po 15 minut) wyłącznie do sprawdzania poczty e-mail. Czytanie wiadomości e-mail w sposób ciągły, gdy wpływają one kaskadowo do skrzynki odbiorczej, ostatecznie ogranicza produktywność. W przypadku zawodów, w których kluczowa jest ciągła komunikacja, ustalenie harmonogramu może nie być realistyczne. Ale jeśli przyjrzysz się swojej pracy długo i uważnie, może się okazać, że można wyznaczyć czas czytania e-maili, powiedzmy, co 60 lub 90 minut. Ustawiaj alerty w swoim kalendarzu, aż wpadniesz w rutynę. Jeśli ktoś naprawdę musi się z Tobą skontaktować, wyśle ​​Ci ponownie e-mail, wyślij bezpośrednią wiadomość , albo zadzwoń. Jeśli przeglądasz wiadomości e-mail na telefonie, oznacz te, które chcesz sprawdzić, jako nieprzeczytane, aby nie zapomnieć o odpowiedzi później.

ZWIĄZANE Z: Zapomnij o zarządzaniu czasem— Uwaga Zarządzanie to lepsza ścieżka do produktywności

3 Celowo używaj folderu wersji roboczych

Nie pozwól, aby Twoja skrzynka e-mail stała się listą rzeczy do zrobienia, czymś, przez co przechodzisz od góry do dołu” – mówi Charles Duhigg, dziennikarz i autor bestsellerów Mądrzej, szybciej, lepiej . To najgorsza możliwa lista rzeczy do zrobienia, bo dosłownie każdy może do niej dodać.

Stwórz własną listę rzeczy do zrobienia e-mail, otwierając tylko te, które wymagają Twojej uwagi. Wyszukuj ważne e-maile, które wymagają natychmiastowej odpowiedzi (np. dotyczące priorytetowych projektów lub od szefa). i otwórz tylko te wiadomości - lub naciśnij odpowiedź. Pozostaw otwarte okno odpowiedzi na komputerze lub pozostaw wersję roboczą oczekującą w folderze wersji roboczych. Oto twoja lista rzeczy do zrobienia: ten stos odpowiedzi. Wykorzystaj swój wyznaczony czas e-mail na napisanie przemyślanych, przekonujących odpowiedzi, zamiast próbować przedzierać się przez większą ilość mniej istotnych rzeczy. W ten sposób Twoim celem może być utworzenie pustego folderu wersji roboczych, a nie nieskazitelnie pustej skrzynki odbiorczej.

4 Otrzymuj wiadomości e-mail w partiach

Jeśli nie możesz się powstrzymać od sprawdzania za każdym razem, gdy słyszysz ping, prostym sposobem na zarządzanie ciągłym zalewem poczty e-mail w skrzynce odbiorczej (i ograniczeniem rozpraszania uwagi) jest użycie narzędzia takiego jak Wsadowa skrzynka odbiorcza wtyczka do Gmaila może uchronić Cię przed ciągłym rozpraszaniem się. Grupuje Twoje e-maile i wysyła je do Ciebie falami — ale tylko w wybranym przez Ciebie czasie.

5 Bezwzględnie wypisz się

Usuwanie nieistotnych biuletynów i powiadomień o sprzedaży jeden po drugim może stwarzać iluzję produktywności, ale przeglądanie tej samej wiadomości-śmieci tydzień po tygodniu tylko zwiększa nieefektywność poczty e-mail. „Zgodnie z prawem wszystkie biuletyny muszą zawierać link do rezygnacji z subskrypcji” – mówi Dalton. 'Poświęć trochę czasu, aby kliknąć ten link, aby przesłać prośbę o anulowanie subskrypcji. To 10-sekundowa inwestycja, która zwróci się w postaci czystszej skrzynki odbiorczej”.

rzeczy do zrobienia w upalny letni dzień

Dalton zauważa również, że zapisanie się do aplikacji lub usługi rezygnacji z subskrypcji e-mail nie jest konieczne, aby pozbyć się bałaganu w skrzynce odbiorczej. „Wiele z tych programów faktycznie sprzedaje Twój adres e-mail innym firmom, aby utrzymać je na rynku” – dodaje.

ZWIĄZANE Z: Jak wyczyścić telefon

6 Włącz funkcję podglądu

Skorzystaj z funkcji podglądu programu pocztowego, jeśli takowy ma (większość z nich to robi). Dzięki temu możesz zerknąć na kilka pierwszych linijek wiadomości w osobnym oknie, dzięki czemu nie będziesz musiał otwierać jej całkowicie, aby ją przeczytać, i możesz natychmiast usunąć niechciane wiadomości. (Bonus: zmniejsza to również szanse na otwarcie wiadomości z dołączonym wirusem).

7 Dotknij wiadomości e-mail tylko raz (i użyj pięciu D)

Dalton sugeruje podjęcie działań, gdy tylko otworzysz wiadomość, biorąc pod uwagę 5 „D”: rób, deleguj, usuwaj, odkładaj i wyznaczaj. „Szybko pisz e-maile, które wymagają mniej niż dwóch minut działania, i deleguj te, które wymagają działania z czyjejś strony”, mówi. Natychmiast anuluj subskrypcję i usuń wiadomości, które nie wymagają żadnych działań, oraz odkładaj powiadomienia, których ukończenie wymaga więcej niż dwóch minut działania. Wreszcie, przesyłaj wiadomości e-mail zawierające istotne informacje do osobnego folderu, aby w przyszłości łatwiej je było zlokalizować.

miejsca pracy, które spłacają kredyty studenckie

ZWIĄZANE Z: 7 przykazań etykiety e-mail, której każdy powinien przestrzegać

8 Foldery są twoim przyjacielem

Gdy używasz skrzynki odbiorczej jako domyślnej pamięci masowej, szybko staje się ona cyfrową szufladą na śmieci, co sprawia, że ​​znalezienie tego, czego potrzebujesz, jest trudne, mówi Peggy Duncan , ekspert od osobistej produktywności w Atlancie. Oczywiście możesz ręcznie sortować wiadomości w folderach, ale jeszcze lepiej, możesz skonfigurować automatyczne filtry, które przekierowują wiadomości bezpośrednio do preferowanego folderu. Na przykład powiadomienia z Facebooka mogą trafiać bezpośrednio do folderu Social Media. Wszystkie wiadomości od zespołu marketingowego zostaną zapisane bezpośrednio w pliku Inicjatyw marketingowych. (Gmail robi to automatycznie, ale możesz skonfigurować podobny system z innymi usługami pocztowymi, takimi jak Microsoft Outlook). Gdy wszystkie wiadomości e-mail jednego typu, takie jak biuletyny, zostaną zgrupowane we własnym folderze, możesz zaznaczyć wszystkie i usunąć niechciane za pomocą jedno kliknięcie. Znajdź ustawienie automatycznego sortowania wiadomości e-mail, które działa dla Ciebie i Twoich zadań do wykonania, a następnie trzymaj się go.

9 Przygotuj gotową odpowiedź

Jeśli otrzymujesz wiele wiadomości zawierających podobne prośby, Dalton zaleca napisanie domyślnej odpowiedzi w formie puszki, którą możesz dostosować i nieznacznie spersonalizować przy każdej odpowiedzi e-mail. „Zapisz domyślną odpowiedź jako jeden z podpisów wiadomości e-mail, aby łatwo automatycznie uzupełniać treść wiadomości e-mail” — mówi. Geniusz, prawda? (Tylko nie zapomnij zmodyfikować dla odbiorcy i okoliczności.)

ZWIĄZANE Z: Jak właściwie załatwić sprawy, gdy pracujesz w domu?

10 Utwórz konto aliasu, aby sortować pocztę

Wiele platform pocztowych (w tym Gmail) umożliwia tworzenie kont aliasów, które są umieszczane w jednej skrzynce odbiorczej. „Konfigurowałem moje konta aliasowe tak, aby były umieszczane w jednym folderze” – mówi Dalton o taktyce, którą stosuje przy porządkowaniu rachunków i innych ważnych dokumentów finansowych. „Nie zajmuję się żadnym z tych e-maili do piątku rano, kiedy poświęcam czas, aby usiąść i uporządkować wszystkie moje finanse”.

jak pofalować ciasto z podwójnym ciastem

jedenaście Właśnie. Nie. Odpowiadać.

Mówi się, że tam. Ta rada wykracza poza radzenie sobie z oczywistymi wiadomościami-śmieciami – i oczywiście nie akceptujemy duchów twojego szefa. Rozmawiamy o tej wiadomości od twojego współpracownika dwa biurka dalej. Duhigg utrzymuje, że ludzie często zadają pytania, kiedy prawdopodobnie sami mogą znaleźć odpowiedzi. A jeśli nie odpowiem, znajdą te odpowiedzi. Jak wdrożyć tego rodzaju myślenie bez poczucia niegrzeczności? Martwiąc się bardziej o siebie i swój czas niż o czas innych (ach!). Mantra do praktyki: Nie ma powodu, abym odpowiadał ludziom tylko dlatego, że wysyłają do mnie e-maile.

12 Przemyśl ponownie marzenie o zerowej skrzynce odbiorczej

Być może nie jest to właściwa perła mądrości dla wszystkich — dla wielu osób jest coś niezwykle satysfakcjonującego w kończeniu i rozpoczynaniu każdego dnia z czystą skrzynką odbiorczą. Ale dla ciebie może to oczekiwanie jest nierealne, a nawet trochę duszące. Religijne opróżnianie skrzynki odbiorczej może być stratą czasu (a może naprawdę na coś innego), mówi Duhigg. Naciskanie usuń, usuń, usuń może być satysfakcjonujące lub wydawać się produktywne, ale po co zawracać sobie głowę? Zadaje pytanie: Czy robisz to, bo to sprawia, że ​​czujesz się dobrze, czy dlatego, że jest to rzeczywiście przydatne? A jeśli nie jest to przydatne, może nie potrzebujesz czystej skrzynki odbiorczej – i może powinieneś przestać używać jej jako barometru sukcesu.

ZWIĄZANE Z: 8 porad ekspertów dotyczących cyfrowego usuwania zanieczyszczeń, aby skrócić czas spędzany na ekranie