Każdy, kto pogrążył się w długach e-mailowych, wie, jak stresujące może być winne komuś (lub wielu osobom) odpowiedź. Wiedzą też, jak trudno jest stawić czoła muzyce, mieć poczucie opieszałości i wysłać prasę.

Czy warto docenić i przeprosić za opóźnienie, czy grać fajnie i zachowywać się, jakby nic się nie stało? Czy po pewnym czasie warto w ogóle odpowiedzieć? Zanim popełnisz cokolwiek Etykieta e-mailowa faux pas, przeczytaj największe nakazy i zakazy spóźnionego odpowiadania na e-maile, prosto od dwóch ekspertów ds. etykiety (plus kilka przykładowych odpowiedzi na początek).

1. Rozpoznaj, czy rzeczywiście spóźniasz się z odpowiedzią.

Zdecyduj, czy naprawdę się spóźnisz, czy po prostu czujesz się winny, mówi Diane Gottsman, krajowa ekspertka od etykiety, autorka książki Nowoczesna etykieta dla lepszego życia (9 USD; amazonka.pl ) i założyciel The Protocol School of Texas. Masz 24-godzinne okno lub jeden dzień roboczy, aby odpowiedzieć na e-mail niebędący nagłym wypadkiem.

2. W większości warto przeprosić.

Zdarza się, że wszyscy nie dotrzymują terminów lub zapominają odpisać — nigdy nie zaszkodzi przyznać się do tego przed przejściem dalej. Kiedy tak się stanie, konieczne są przeprosiny, mówi Jodi R.R. Smith, prezes firmy konsultingowej Mannersmith ds. etykiety i autorka książki Księga etykiety: kompletny przewodnik po nowoczesnych obyczajach (10 USD; amazonka.pl ). Przeproś i kontynuuj rozmowę.

jak czyścić klimatyzator

3. Niech będzie zwięzły i na temat.

Celem wiadomości e-mail ma być szybka, pouczająca i zwięzła. W ten sposób powinieneś poradzić sobie z niedopatrzeniem nieodpowiadania szybko (umyślnie lub nie), mówi Gottsman. Nie ma potrzeby woskowania poetyckiego, dzielenia się TMI lub wymyślania wymówek.

Wyjaśnienia często tylko przeszkadzają, mówi Smith. Nie ma potrzeby tworzyć bajek, a już na pewno nie potrzebuje brzydkiej prawdy.

Jeśli masz zamiar dodać do tego odrobinę osobowości, Gottsman radzi, aby zrobić coś prostego: przepraszam, że nie oddzwoniłem wcześniej. Badałem twoją prośbę i nieumyślnie przeoczyłem odpowiedź natychmiast. I zostaw to na tym.

najlepszy puder utrwalający makijaż do cery suchej

4. Mądrze dobieraj słowa.

Oczywiście, jeśli jesteś blisko drugiej osoby, odpowiedni jest bardziej swobodny i konwersacyjny ton. Gottsman odpowiada w stylu: „O rany, przepraszam, że zajęło mi tyle czasu, aby do ciebie wrócić”. Proszę wybacz mi! jest świetny dla kogoś, z kim jesteś blisko, ale może nie do profesjonalnej wymiany e-maili z szefem. Jednym ze zirytowanych zwierzaków, które ma wielu menedżerów, jest to, że raport reaguje późno, używając slangu w stylu: „Mój błąd”. Wydaje się to być nonszalanckie lub nieszczere. Lepiej trzymać się profesjonalnego, wypróbowanego i prawdziwego, przepraszam za opóźnienie, zajmę się tym i lepiej pójdę naprzód.

5. Postanów być lepszym.

Posiadanie e-maila z terminem w skrzynce odbiorczej nie jest zabawne — a także niewygodne dla drugiej osoby. Postaraj się w przyszłości oznaczać ważne e-maile, aby nie zostały przeoczone, mówi Gottsman. Zwlekanie z opóźnioną reakcją tylko sprawia, że ​​sytuacja staje się bardziej niekomfortowa.

ile dać napiwek właścicielowi salonu

Kilka przykładowych wiadomości e-mail z późną odpowiedzią

Jeśli przegapiłeś ważny termin pracy, Smith mówi, że masz go na własność, podziękuj za cierpliwość:

Proszę wybaczyć opóźnienie. Obecnie finalizujemy projekt i jutro do COB otrzymamy wszystkie wymagane informacje. Dziękujemy za dodatkowy czas, ponieważ mogliśmy w pełni odpowiedzieć na wszystkie Twoje pytania i czekamy na rozmowę z Tobą na spotkaniu w przyszłym tygodniu.

Jeśli ktoś wysłał ci przyjacielską notatkę bez terminu, ale oznacza to uprzejmą odpowiedź, Gottsman sugeruje:

Dziękuję za miły e-mail dotyczący mojej ostatniej promocji. Od kilku dni przeprowadzam biura i czas mi uciekł. Nie mogę się doczekać spotkania z wami na mikserze w przyszłym tygodniu.

Jeśli całkowicie przegapił termin RSVP , mówi Smith, uczyń swoją mea culpa krótką i słodką i zamiast tego skup się na wydarzeniu.

Bardzo mi przykro, że przegapiłem datę RSVP, oczywiście będziemy na Twoim specjalnym wydarzeniu. Mam już sukienkę, a mąż planuje założyć swoje buty do tańca.

sklepy odzieżowe dla 11-latków

Jeśli otrzymałeś złe wieści od przyjaciela lub krewnego i odkładasz odpowiedź, Smith lubi to łagodne podejście:

Twój e-mail był totalną niespodzianką i chciałem poczekać, aż będę miał chwilę na udzielenie odpowiedzi. To musi być bardzo trudny czas…

Jedyny czas, w którym można nie odpowiadać

Jeśli wiadomość e-mail jest czymś, czym nie jesteś zainteresowany (pomyśl: masowe nagabywanie) lub od kogoś, kogo wolisz zablokować, naciśnij „usuń”; i nie zastanawiaj się dwa razy, mówi Gottsman.

ZWIĄZANE Z: Wszystko, co powinieneś (i nie powinieneś) zawrzeć w wiadomości e-mail poza biurem