Niezależnie od tego, czy Twoja korespondencja jest osobista, czy zawodowa, wszyscy jesteśmy winni od czasu do czasu popełniania fałszywych wiadomości e-mail. (Gdybyś tylko mógł wymazać pamięć o przekazaniu tego niewłaściwego e-maila niewłaściwej osobie!) Następnym razem, gdy napiszesz wiadomość dla mas, postępuj zgodnie z tymi przykazaniami etykiety e-mail, aby uniknąć niefortunnego wpadki komunikacyjnej.

ZWIĄZANE Z: Wszystko, co powinieneś (i nie powinieneś) zawrzeć w wiadomości e-mail poza biurem

powiązane przedmioty

1 Odpowiedz wszystkim z ostrożnością

Nie odpowiadaj na wszystkie, chyba że każda osoba z tej listy dystrybucyjnej musi wiedzieć, co masz do powiedzenia, mówi Aimee Symington, dyrektor generalny Finesse Worldwide. Sugeruje przejrzenie nazwisk na liście i odpowiadanie tylko tym, którzy rzeczywiście potrzebują Twojej odpowiedzi. Może to oznaczać odpowiadanie tylko nadawcy lub trzem z siedmiu odbiorców. A jeśli twój przełożony lub kolega chce, żeby ktoś ci naśladował, uszanuj jego prośbę.

Przemyślane odpowiedzi mogą zaoszczędzić czas innych. Niezależnie od tego, czy ze względów biznesowych, czy społecznych, ludzie zaczną denerwować się strumieniem nieistotnych e-maili, ponieważ muszą przestać je otwierać, mówi Diane Gottsman, założycielka Protocol School of Texas. Zastanów się więc dwa razy, zanim odpowiesz wszystkim, mówiąc Nie mogę tego zrobić, następnym razem, gdy zostaniesz zaproszony na brunch.

dwa Nigdy nie zostawiaj pustego wiersza tematu

Dobry wiersz tematu pomaga odbiorcom nadawać priorytet wiadomościom e-mail, mówi Lizzie Post, współprowadząca podcast Awesome Etiquette. Cokolwiek robisz, nie zostawiaj tego pustego. Tworząc wiersz tematu, postaraj się, aby był konkretny i zwięzły, i obserwuj swoją pisownię i gramatykę. To pierwsza rzecz, jaką człowiek zauważa, mówi Post.

ZWIĄZANE Z: Zorganizuj swoje życie zawodowe w 5 prostych krokach

Ponieważ wiersz tematu powinien odzwierciedlać treść wiadomości e-mail, eksperci zalecają aktualizowanie wiersza tematu w miarę przepływu rozmowy. Unikaj wierszy tematu, które mogą umniejszać pilność wiadomości e-mail (pomyśl: szybkie pytanie w nagłówku poważnego problemu w pracy) lub spowodować, że ktoś przegapi wiadomość, którą, jak sądzi, już przeczytała, wyjaśnia Gottsman. Sugeruje rozpoczęcie nowego wątku, jeśli wiadomość e-mail oddali się zbyt daleko od oryginalnej wiadomości.

3 Odpowiedz szybko

Chociaż eksperci nie zgadzają się co do odpowiedniego czasu odpowiedzi na e-maile, zgadzają się, że prawie każdy e-mail zasługuje na odpowiedź. Jeśli wystarczy prosta odpowiedź (OK, dziękuję lub Brzmi jak dobry plan), spróbuj odpowiedzieć zaraz po przeczytaniu wiadomości e-mail.

Czasami e-mail będzie wymagał informacji, których zebranie może zająć kilka dni, ale to nie znaczy, że możesz zostawić ludzi w zawieszeniu. Poinformuj ich, że otrzymałeś ich e-mail, i odezwimy się, kiedy będzie to możliwe, mówi Symington.

I pamiętaj, aby użyć automatycznej odpowiedzi, jeśli jesteś w podróży lub po za biurem , dodaje, aby inni wiedzieli, że nie powinni oczekiwać odpowiedzi.

4 Przekaż z ostrożnością

Upewnij się, że przekazujesz do właściwych osób z właściwych powodów, mówi Post. Przed przekazaniem dalej oceń czułość zawartości — która obejmuje wszelkie załączniki oraz nazwiska i informacje kontaktowe wszystkich osób powiązanych z wiadomością. Niektórzy woleliby, aby ich dane kontaktowe pozostały prywatne. Jeśli wątek zawiera zbyt wiele szczegółowych punktów dyskusji, rozpocznij nową wiadomość e-mail.

ZWIĄZANE Z: Jak radzić sobie z 5 niezwykle irytującymi sytuacjami związanymi ze współpracownikami?

5 Powiedz komuś, czy została zhakowana

Wszyscy tam byliśmy. Wirus bierze górę i zanim się zorientujemy, spamujemy Dziadka linkami, które sprawią, że każdy się zarumieni. Jeśli otrzymasz coś, co jest oczywiście wirusem, powiadom ofiarę, która może nie być wtajemniczona w to, co się dzieje. Po prostu powiedz: „Chciałem Cię poinformować, że to się dzieje” — mówi Symington. To miła rzecz do zrobienia.

6 Szanuj sztukę wysyłania e-maili

Zależy Ci na zrobieniu dobrego wrażenia osobiście, więc dlaczego nie zachować tego samego standardu swojej osobowości e-mail? E-mail jest odzwierciedleniem Ciebie i powinien być napisany jak list, a nie tekst, przy jednoczesnym zachowaniu zwięzłości, mówi Symington. Sprawdź pisownię, gramatykę i interpunkcję. Wersaliki oznaczają, że krzyczysz, a wszystkie małe litery oznaczają, że jesteś leniwy. Dodaje, że zbyt wiele czcionek, kolorów i uśmiechniętych buźek może być irytujące.

Bądź przyjazny, nie przesadzając z humorem. Bądź ostrożny, nawet jeśli masz poczucie humoru, mówi Gottsman. Ton jest zbyt często zagmatwany w e-mailach, a nie chcesz wychodzić jako nieprofesjonalny, ponieważ ktoś nie rozumie twojego żartu.

7 Pamiętaj: bez e-maila przy kolacji

To jedno, jeśli jesz nieformalny posiłek z drugą połówką (a randka jest jutro), ale absolutnie nie sprawdzaj poczty e-mail na przyjęciu, mówi Post. Jeśli chodzi o spotkania w biurze, to zależy. Jeśli koledzy przynoszą telefony lub laptopy do sal konferencyjnych, aby uzyskać dostęp do poczty e-mail podczas spotkań, prawdopodobnie jest to w porządku. Należy pamiętać, że w kulturach firmowych obowiązują inne zasady dotyczące poczty e-mail – mówi. Poznaj charakter poczty e-mail w swojej pracy, aby była odpowiednia.