W świecie pracy jest niewiele bardziej pożądanych akronimów niż OOO. Oprócz tego, że jest bramą obietnicy beztroskiej egzystencji, umieszczanie wiadomości poza biurem w służbowym e-mailu jest praktycznym sposobem na poinformowanie współpracowników i klientów, że będziesz trudny do osiągnięcia – jeśli nie nieosiągalny – przez określoną ilość czas. Więc chociaż nie ma potrzeby zastanawiania się nad tym (nie piszesz tutaj powieści), ma znaczenie, co zawierasz.

jak radzić sobie z przyjacielem, który wszystko wie

Wstępne napisanie wiadomości poza biurem może wydawać się trochę niezręczne i zautomatyzowane, ale jest to konieczne i pomocne dla każdego, kto może spróbować sięgnąć, gdy popijasz Mai Tais na plaży lub wędrujesz po Machu Picchu. (Ponadto ustawienie wiadomości o nieobecności pomoże ci odłączyć się i zrelaksować, jeśli masz problemy z wyjściem z pracy w pracy). Oto, co powiedzieć (a czego nie mówić) w automatycznej odpowiedzi na wakacje.

ZWIĄZANE Z: 9 sposobów na zaoszczędzenie na wakacje, na które zasługujesz

1. Dołącz powitanie i podpis.

Oczywiście sposób rozpoczęcia wiadomości OOO będzie zależeć od osobistych preferencji i środowiska pracy. Chociaż wielkie „cześć” nie jest absolutnie konieczne, musisz gdzieś zacząć i fajnie jest dodać ludzki akcent. Jeśli wskakujesz do tego, że aktualnie jestem poza biurem... wydaje Ci się to zbyt dziwne i oderwane od Ciebie, zrelaksuj się za pomocą prostego słowa „Cześć lub Dziękuję za e-mail”.

To samo dotyczy twojego podpisu. Możesz zakończyć z datą swojego powrotu, ale jeśli ma to sens, aby zakończyć coś w stylu „Dziękuję!”, „Najlepsze, (twoje imię)” lub „Miłego weekendu (lub wstaw wakacje tutaj)!”, idź.

2. Uwzględnij, jak długo będziesz nieobecny.

Wspomnij daty rozpoczęcia i zakończenia: będę podróżować od 3 do 7 lipca i nie będę sprawdzać poczty e-mail. Odpowiem na twoją wiadomość tak szybko, jak będę mógł, kiedy wrócę do biura 8 lipca (nie zapomnij wyłączyć wiadomości o nieobecności po powrocie!).

3. Uwzględnij, czy będziesz sprawdzać pocztę e-mail.

Wiadomość o nieobecności jest pomocna nie tylko wtedy, gdy całkowicie znikasz z sieci. Być może podróżujesz do pracy lub pracujesz zdalnie, co sprawia, że ​​komunikacja jest sporadyczna, a połączenie Wi-Fi jest niepewne. Jeśli nie będziesz sprawdzać ani odpowiadać na e-maile, powiedz to (patrz przykład powyżej). W przeciwnym razie warto ustawić komunikat ostrzegający ludzi, do których nie będziesz tak niezawodnie osiągalny z powodu podróży lub obowiązków na miejscu. Chodzi o ustalenie oczekiwań wobec tych, którzy próbują się z Tobą skontaktować. Na przykład: Dziękuję za twoją notatkę! Wyjeżdżam na sesję zdjęciową do 3 lipca i będę co jakiś czas sprawdzać pocztę e-mail / mam ograniczony dostęp do poczty e-mail i mogę czekać na odpowiedź.

4. Podaj, jak się z Tobą skontaktować (jeśli w ogóle).

Jeśli będziesz dostępny w jakimś charakterze, opisz, jak dokładnie się skontaktować. Na przykład: nie będę sprawdzać poczty, ale jeśli z jakiegoś powodu musisz się ze mną skontaktować, skontaktuj się ze mną na komórkę… Lub: Jeśli zależy Ci na czasie, proszę napisz do mnie ponownie w dniu (data powrót), więc jest na górze mojej skrzynki odbiorczej. Lub: W przypadku pilnych wniosków prosimy o kontakt (imię i nazwisko asystenta, kolegi, freelancera lub inny dostępny zasięg w biurze). Zanim dodasz dane kontaktowe innego współpracownika do swojego OOO, wyczyść je z nim — nawet jeśli jesteś ich przełożonym, ostrzeżenie nadal jest miłą uprzejmością.

5. Unikaj niepotrzebnych danych osobowych.

Jeśli jesteś na urlopie macierzyńskim/ojcowskim lub bierzesz ślub w ten weekend (!), możesz to uwzględnić – ale to mniej więcej tyle, ile osobiste udostępnianie musi być zawarte w automatycznej odpowiedzi. Zastanów się, jak możesz zareagować na czyjąś wiadomość zawierającą zbyt wiele danych osobowych. Chcesz, aby osoba odbierająca wiedziała a), czy odpowiesz na jej e-mail, czy nie, oraz b), kiedy może spodziewać się odpowiedzi od Ciebie. Wszystko inne to prawdopodobnie TMI, więc zachowaj prostotę.

ZWIĄZANE Z: Najlepszy sposób na podpisanie wiadomości e-mail, jeśli chcesz uzyskać szybką odpowiedź