Jeśli kiedykolwiek otrzymałeś wiadomość e-mail od współpracownika z nadmiernie szczegółowymi wskazówkami, niejasnymi prośbami lub droga wliczając zbyt wielu zbędnych odbiorców, wiesz, jak ważna jest efektywna komunikacja e-mailowa w pracy. E-maile wysyłane bez organizacji lub przemyślenia mogą w rzeczywistości utrudniać przepływ pracy, ogólnie denerwować ludzi i powodować nieporozumienia, których można by uniknąć w inny sposób.

Jak więc stworzyć czytelną, skuteczną wiadomość e-mail, która zapewnia odpowiednią równowagę między szczegółowymi a zwięzłymi wiadomościami; taki, który dotyka wszystkich właściwych tematów dla wszystkich właściwych osób? Najpierw musisz wiedzieć, kiedy coś powinno zostać wysłane e-mailem – w przeciwieństwie do wiadomości bezpośredniej, spotkanie osobiste , lub połączenie telefoniczne . E-maile są idealne do wysyłania dłuższych list instrukcji, meldowania się w projekcie lub udostępniania plików. Komunikacja e-mail zapewni również pisemny zapis wszystkich ważnych rozmów, do których będziesz musiał później się odwołać. Oto sześć rzeczy, które robią wszyscy skuteczni autorzy e-maili, zanim klikną „wyślij”.

1. Zmaksymalizuj wiersz tematu

Po pierwsze, będziesz chciał dostosować wiersz tematu do wiadomości i/lub odpowiedzi. Czy piszesz do kogoś, kto wysłał Ci e-maila w zeszłym tygodniu? Nie otwieraj starej, niepowiązanej wiadomości i nie klikaj „odpowiedz” — to Twój odbiorca zapomniał dokładnie, co napisał do Ciebie tydzień temu. Pomóż im w orientacji i skomponuj odpowiedź ze świeżym tematem, odzwierciedlającym nowy temat lub twoją odpowiedź na ich wiadomość (np. Informacje ogólne o naszym najnowszym kliencie, Jane Doe lub Wskazówki dojazdu do naszego nowego domu w Cleveland), mówi Peggy Duncan, ekspert ds. produktywności osobistej w Atlancie. Będzie mniej prawdopodobne, że zmylisz adresata, a Twoja wiadomość będzie łatwiejsza do późniejszego odnalezienia.

jakie są rodzaje płytek

Po drugie, bądź konkretny. Na przykład, oto zły/niejasny temat: Spotkanie personelu. A teraz lepszy: proszę przynieść ten załącznik na 14.00. Spotkanie pracowników. Kiedy podajesz szczegóły, takie jak potrzebne działanie lub szczegóły dotyczące miejsca i czasu, pomagasz odbiorcy natychmiast ocenić ważność wiadomości, mówi Marsha Egan, autorka Detoksykacja skrzynki odbiorczej i nawyk doskonalenia poczty e-mail (20 USD; amazonka.pl ). Pomoże im to również pamiętać o wykonaniu wymaganego zadania.

Nie wiesz, jaki powinien być temat? Pomyśl o słowach kluczowych, których użyłbyś, gdybyś musiał później znaleźć wiadomość e-mail, mówi Nick Morgan, autor, Czy mnie słyszysz? Jak łączyć się z ludźmi w wirtualnym świecie (11 USD; amazonka.pl ).

2. Podaj szczegółowe instrukcje!

Przejrzystość pisemnych wskazówek może zwiększyć lub złamać skuteczność służbowego e-maila. Jeśli przypisujesz odpowiednie zadania grupie osób, podziel je na osoby i użyj wypunktowań, aby wszyscy dokładnie wiedzieli, w czym konkretnie potrzebujesz pomocy od każdej z nich.

3. Starannie wybieraj odbiorców

Napisz e-mail przed dodaniem odbiorców, mówi Vanessa Van Edwards, autorka Oczaruj nauką osiągania sukcesów z ludźmi (12 USD; amazonka.pl ). To nie tylko zapobiegnie przypadkowemu wysyłaniu, ale także pozwoli Ci dodać odbiorców na podstawie treści e-maila. Chcesz uniknąć długich, wieloosobowych łańcuszków e-mail? Jeśli potrzebujesz kilku osób do skomentowania czegoś, na przykład dokumentu, rozważ utworzenie pliku do udostępniania (takiego jak Dokument Google), w którym każdy może zaproponować zmiany w jednym miejscu bez wysyłania tysiąca e-maili.

ZWIĄZANE Z: Wszystko, co powinieneś (i nie powinieneś) zawierać w wiadomości e-mail poza biurem

4. Wytnij język opróżniania

Wysyłasz e-maila o snafu, który wymaga naprawy? Zamiast wpadać w poezję na temat tego, co to za przeszkoda lub czyja to wina, skup się na Potrzebne działanie rozwiązać problem. Na przykład, zamiast mówić: „Klient ma problem z naszą prezentacją i będzie to trudne do naprawienia”, spróbuj: „Bardzo bym chciał, abyś pomógł naprawić coś, o czym klient wspomniał podczas naszej rozmowy”. To sprawi, że dawanie negatywnej opinii lub prośby o nieprzyjemne zadania przez e-mail bardziej efektywne.

5. Dołącz instrukcje dotyczące odpowiedzi

Nawet jeśli Twój e-mail nie wymaga odpowiedzi (Będę na wizytę u lekarza przez następne dwie godziny lub Możesz oddać raport jutro zamiast dzisiaj), wiele osób czuje się zobowiązanych, aby potwierdzić to OK lub Podziękowania. Daj tym ludziom spokój. Jeśli nie chcesz odpowiadać, umieść na końcu wiadomości „Odpowiedź nie jest konieczna” – mówi Duncan. Oszczędza czas po obu stronach i zapobiega zaśmiecaniu skrzynek odbiorczych bezużytecznymi wiadomościami e-mail. Nie wahaj się też napisać Z góry dziękuję, gdy zadasz komuś pytanie. Dzięki temu nie poczujesz pokusy, aby wysłać jednowierszowe „Dziękuję”, gdy osoba odpisze.

6. Nie bądź zbyt osobisty

E-maile są dla faktów, a nie uczuć, mówi Egan. Ze względu na brak modulacji głosu i mowy ciała w korespondencji cyfrowej, pewne odczucia – to, co myślisz o współpracowniku, co myślisz o przyjęciu sąsiada – mogą łatwo zostać błędnie zinterpretowane. Jeśli chcesz poruszyć delikatną (lub mniej niż pozytywną) kwestię, zadzwoń do nich.

jak zorganizować swoją szafę

ZWIĄZANE Z: 7 przykazań etykiety e-mail, której każdy powinien przestrzegać

• Caylin Harris
• Andra Chantim
• przez Maggie Seaver