Oto zagadka kariery, która potyka wielu profesjonalistów: konieczność dawania negatywnej opinii szefowi lub innemu przełożonemu. Prawdopodobnie otrzymałeś swoją część opinii od przełożonych – zarówno dobrych, jak i niezbyt dobrych, ale miejmy nadzieję, że wszystkie pomocne. Być może dotarłeś nawet do punktu w swojej karierze, w którym zarządzasz zespołem, któremu nieustannie oferujesz zdrową ilość pochwał i krytyki. I tak niewygodne jak konfrontacja jest dla wielu osób, przynajmniej dwa powyższe scenariusze wydają się być zgodne z naturalnym porządkiem rzeczy: przełożony udziela informacji zwrotnych tym, którzy pod nimi pracują.

Co się wtedy stanie, jeśli będziesz musiał zarządzać swoim menedżerem? Twój szef może otwarcie poprosić Cię, abyś sprecyzował, co może poprawić – i sprawi, że będziesz całkowicie związany z językiem. Lub, co jest jeszcze trudniejsze do przełknięcia, możesz znaleźć się w sytuacji, w której dawanie negatywnej opinii staje się konieczne, niezależnie od tego, czy poprosił o to Twój przełożony. To jest jak pułapka – niech to szlag trafi, niech to diabli, jeśli nie – ale tak długo, jak zachowujesz się profesjonalnie, wyjdziesz po drugiej stronie (obietnica). I hej, możliwość zaoferowania konstruktywnej krytyki może nawet im zaimponować i pomóc ci awansować wzdłuż linii.

jak długo do wygaśnięcia czeku

Ekspert ds. etykiety Jodi R.R. Smith, prezes Mannersmith doradztwo w zakresie etykiety i autorka Księga etykiety: kompletny przewodnik po nowoczesnych obyczajach (10 USD; amazonka.pl ), dzieli się największymi błędami, których należy unikać, oferując swoje dwa grosze przełożonemu.

Błąd nr 1: Przekazywanie niechcianych informacji zwrotnych.

Uderzanie szefa ostrą krytyką znienacka to zły plan. „Nie zakładaj, że twój szef chce twojej opinii, jeśli nie została ona oficjalnie poproszona”. – mówi Smith. (I to nie jest tylko polityka biurowa, rodzaj zasady „każdy szef ma swoje ego”; nieproszona informacja zwrotna jest trudna dla każdego.) Jeśli nadal masz coś do powiedzenia, zacznij od zapytania szefa, czy chcieliby otrzymać informację zwrotną. Smith sugeruje poruszenie tematu w stylu: „Pracujemy razem od czterech miesięcy i zauważam pewne trendy. Czy byłbyś otwarty na niektóre pomysły, nad którymi przeprowadzam burzę mózgów? Najgorsze, co mogą powiedzieć, to „nie”, w takim przypadku „to twoja odpowiedź, mówi Smith, więc powinieneś zostawić to tak (przynajmniej na razie).

Nieproszone informacje zwrotne są jeszcze mniej mile widziane, gdy dotyczą ich stylu zarządzania lub osobowości, w porównaniu z określoną decyzją biznesową lub strategią — ponieważ są znacznie bardziej osobiste. Jeśli otwierają drogę do twoich opinii na temat ich ogólnego nastawienia, traktowania ciebie (i innych kolegów z drużyny) lub ich szczególnej metody pracy, postępuj ostrożnie. Podejdź do tego tak, jak coś zostało wykonane ty czuć (używając pomocnych stwierdzeń „ja”), przytaczać konkretne przykłady i przedstawiać sugestie ulepszeń (do których przejdziemy za chwilę).

Błąd nr 2: Niewłaściwe wyczucie czasu.

Wyznacz konkretny czas na rozmowę twarzą w twarz, tylko we dwoje. „W większości miejsc pracy przekazywanie szefowi informacji zwrotnej powinno być formalnym spotkaniem” – mówi Smith. „[Upewnij się], że szef jest zainteresowany wysłuchaniem opinii, zanim zaplanujesz konkretną godzinę rozmowy. W razie wątpliwości lepiej być bardziej formalnym niż nie, ale nawet w zwykłym miejscu pracy nie krytykuj szefa przy innych, a nigdy przy klientach”.

Błąd 3: Nie zadawanie pytań.

Jedną ze strategii zalecanych przez Smitha jest bycie dziennikarzem. Zamiast wysuwać oskarżenia i przedstawiać opinie jako fakty, zadawaj lepsze pytania. Zastanów się, czego możesz brakować lub jak możesz poprawić swój koniec. „Może być coś, co robi twój szef z powodu, którego po prostu jeszcze nie rozumiesz”.

dlaczego płatki owsiane są dobre dla serca

Na przykład szef może nadal przydzielać współpracownikom ważniejsze zadania, sprawiając wrażenie, że osiągasz słabe wyniki lub czujesz się osobiście lekceważony. Ale twój przełożony może nie zdawać sobie sprawy, że tak odbierasz sytuację. Mogą Cię omijać z ważnego powodu, na przykład odciążając Cię pracą, abyś wkrótce mógł zająć się czymś jeszcze bardziej ekscytującym, lub ponieważ nie zdawali sobie sprawy, że jesteś zainteresowany podjęciem takiego projektu. Twoim zadaniem jest proaktywnie zadać pytanie: „Czy jest coś, co mogę zrobić, aby zdobyć obowiązki X lub Y? Chciałbym być bardziej zaangażowany w przyszłość”, a nie: „Zawsze dajesz innym lepsze projekty i nie wydajesz się za bardzo mnie lubić”. Zobacz różnicę?

Błąd nr 4: Przychodzenie bez sugestii i rozwiązań.

Dobry menedżer doceni raport, który poświęcił czas nie tylko na obserwację problemów, ale także na burzę mózgów na temat możliwych rozwiązań. Przyjdź na to spotkanie jako osoba rozwiązująca problemy, a nie tylko jako osoba dostrzegająca problem. To pokazuje, że twoje intencje wykraczają poza zwykłe zgłaszanie skarg — jesteś tutaj, aby naprawić lub poprawić coś, co utrudnia twoją wydajność.

Czy twój szef wysyła mylące, pomieszane zadania e-mailowe i oczekuje, że je rozszyfrujesz, czytając między wierszami? Spróbuj zadać pytanie: „Czy rozważyłbyś wysłanie tego, czego ode mnie potrzebujesz, w formie notatek za pośrednictwem poczty e-mail? Najlepiej pracuję z wyraźnym zarysem i chcę się upewnić, że wszystkie twoje prośby są prawidłowe. I unikaj mówienia: „Twoje e-mailowe wskazówki nigdy nie mają dla mnie sensu, dlatego nigdy nie jesteś zadowolony z mojej pracy”.

Błąd nr 5: Bycie oskarżycielskim.

Przejrzystość, empatia i dyplomacja będą Twoimi największymi atutami w tej sytuacji. Ważne jest, aby szybko i wyraźnie przejść do sedna, ale nie rzucaj się w płonącą broń. Uważaj na swoje słowa i mowę ciała: „Jeśli twój szef zgodził się wysłuchać twojej opinii, ostrożnie dobieraj słowa”, mówi Smith. „Unikaj dosłownego lub przenośnego wskazywania palcem i utrzymuj spokojny i równy głos”.

najlepszy sposób, aby dom ładnie pachniał

Unikaj języka, który stawia cię jako stałą ofiarę. Nie mów: „Nigdy nie możesz się ze mną spotkać i zawsze rozpraszasz się, jeśli/kiedy się spotkamy”. Zamiast tego spróbuj: „Najbardziej czerpię korzyści z nieprzerwanych spotkań twarzą w twarz, nawet jeśli trwają one 15 minut co dwa tygodnie. Wiem, jak bardzo jesteś zajęty, ale czy byłbyś otwarty na bardziej regularne spotkania jeden-jeden? Chętnie wstawię je do kalendarza.

Błąd #6: Nie ćwiczyć wcześniej.

Aby upewnić się, że Twoja prezentacja jest profesjonalna i odpowiednia, a jednocześnie nadal przekazuje sedno sprawy, zrób kilka notatek i przećwicz to, co masz do powiedzenia. Możesz chcieć przeprowadzić test z kimś, komu ufasz, radzi Smith. Im lepiej zaznajomisz się z tym, co chcesz powiedzieć, tym łatwiej to potoczy się, gdy nadejdzie czas gry.

ZWIĄZANE Z: Jak poruszać się po 6 trudnych sytuacjach w pracy — znaki plus Czas odwiedzić dział HR