Czy Twoje biuro korzysta z platformy do obsługi wiadomości błyskawicznych, takiej jak Slack lub Google Hangouts? Obecnie możesz go używać tylko do czatowania ze swoim najlepszym przyjacielem z pracy lub szybkiego pingowania szefa, aby powiedział, że się spóźniasz. Ale jeśli nie korzystasz z komunikatorów, aby usprawnić komunikację w pracy i wspierać efektywną współpracę między swoim zespołem a innymi zespołami, powinieneś. Oto właściwy sposób — i odpowiedni czas — na korzystanie z wiadomości błyskawicznych w pracy.
Komunikator czy e-mail?
Ten jednozdaniowy e-mail, dwuwyrazowa odpowiedź lub szybkie powitanie działa dobrze w systemie przesyłania wiadomości, takim jak Slack. Jest również idealny do trwających rozmów, które wymagają dużo tam iz powrotem — tych, które niekoniecznie zasługują na wyznaczenie, spotkanie osobiste lub połączenie telefoniczne , ale lepiej zostawić wiadomości błyskawiczne, aby oszczędzić skrzynek pocztowych wszystkich użytkowników. Chociaż poczta e-mail pozostaje niezbędna do komunikacji zewnętrznej, platforma do przesyłania wiadomości może poważnie zmniejszyć liczbę wewnętrznych wiadomości e-mail.
Być zorganizowanym.
Prawdziwą siłą platformy komunikacyjnej jest możliwość katalogowania i organizowania informacji, mówi Anna Pickard, szefowa komunikacji marki w Slack. „W przeciwieństwie do e-maili, które z czasem można automatycznie usunąć lub wyłączyć, gdy ktoś opuszcza firmę, pliki i informacje udostępniane w Slacku są zawsze dostępne”, mówi, „co daje nowym pracownikom przewagę wiedzy grupy”. Organizacja jest najważniejsza. Twórz kanały według tematu lub projektu i zaproś odpowiednie osoby do rozmowy. Chcesz porozmawiać jeden na jednego? Użyj funkcji bezpośredniej wiadomości, aby dyskusje w kanałach skupiały się na temacie.
Bądź zwięzły.
Pickard radzi, aby wiadomości były łatwe do strawienia, używając wypunktowań, a nawet emotikonów. Jeśli coś wymaga dalszego omówienia lub wyjaśnienia, załóż osobny wątek; w Slacku wystarczy kliknąć dymek czatu pod odpowiedzią. Pomyśl o tym wątku jak o pasku bocznym: jest bardzo szczegółowy i pozwala rozwinąć temat bez zakłócania większej rozmowy.
ZWIĄZANE Z: 6 rzeczy, które mają wspólnego wszystkie skuteczne e-maile służbowe
jak nosić makijaż z maską
- Caylin Harris
- przez Maggie Seaver
