Umieść papier na swoim miejscu

Ogólną zasadą dla dokumentów jest odrzucenie wszystkiego. Moi klienci zawsze wyglądają na oszołomionych, kiedy to mówię. Oczywiście nie chodzi mi o to, że powinniśmy całkowicie wyeliminować papiery. Po prostu próbuję dowiedzieć się, jak bardzo potrzebujemy zdecydowania, aby wybrać tylko te, które są absolutnie niezbędne, a resztę odrzucić. Kartki papieru wydają się takie cienkie; często trzymamy się ich bez zastanowienia. Im więcej dokumentów zgromadzimy, tym więcej czasu zajmuje odnalezienie poszczególnych dokumentów i tym trudniej je uporządkować.

Zacznij od zebrania wszystkich dokumentów w jednym miejscu i przyjrzenia się każdemu z nich. Nawet papiery, które są w kopertach, należy wyjmować i sprawdzać strona po stronie na wypadek pomieszania z nimi ulotek reklamowych lub innych niechcianych materiałów.

Pomocne może być sortowanie artykułów na kategorie podczas przeglądania treści. Dzięki temu wypełnianie ich po zakończeniu jest szybsze i łatwiejsze. Dokumenty można ogólnie podzielić na trzy kategorie: w toku, zapisz, bo musisz i zapisz, bo chcesz.

jak stworzyć bąbelkową kąpiel

ZWIĄZANE Z: Jak wyeliminować bałagan papieru w zaledwie 5 minut dziennie?

Kategoria oczekujących obejmuje dokumenty, które wymagają jakiegoś działania, na przykład zaległe rachunki. Polecam przechowywać je wszystkie w jednej pionowej skrzynce na dokumenty, dopóki się z nimi nie uporasz. W ten sposób nie pomieszają się z papierami z innych kategorii.

Następnie spójrzmy na papiery, które musimy zachować . Posortuj je według kategorii i umieść je w szafce lub w folderach na półce. Jeśli nie musisz przechowywać oryginałów, możesz je zeskanować i przechowywać w formie elektronicznej. W takim przypadku, zamiast skanować je podczas sortowania, bardziej efektywne jest umieszczenie ich w stosie do późniejszego zeskanowania i wykonanie skanowania za jednym zamachem.

Ostatnia kategoria to dokumenty, które chcesz zachować z innych powodów. Mogą to być dokumenty, które chcesz zachować jako odniesienie, lub takie, które naprawdę wzbudzają w tobie radość. Ale ponieważ odbicie jest częstym problemem, gdy ludzie trzymają się rzeczy tylko dlatego, pamiętaj, że podstawową zasadą dla dokumentów jest wyrzucanie ich wszystkich.

W moim lekcje sprzątania , gdy klient ma problem z podjęciem decyzji, które dokumenty zatrzymać, a które wyrzucić, zadaję pytania dotyczące każdego z nich – na przykład Kiedy tego potrzebujesz?, Jak długo go masz?, Jak często wracasz i przeglądasz to?, Czy możesz znaleźć te same treści w internecie?, Czy zapisałeś je już na swoim komputerze?, Jaki byłby problem, gdybyś tego nie miał?, oraz Czy to naprawdę wzbudza radość? Jeśli nie zgadzasz się z założeniem, że powinieneś je wszystkie wyrzucić, spróbuj sobie wyobrazić, że właśnie wszedłem do twojego biura i ogłosiłem, że zamierzam zniszczyć wszystkie twoje papiery. Co byś zrobił? Które z nich chciałbyś ocalić przed niszczarką?

Jak przechowywać papiery, aby nigdy się nie odbijać?

Dopóki przestrzegasz moich trzech zasad przechowywania, nigdy nie wrócisz do bałaganu.

powiązane przedmioty

1 Kategoryzuj każdy papier aż do ostatniego arkusza.

Zacznij od posortowania dokumentów w jasne kategorie, takie jak prezentacje, propozycje projektów, raporty i faktury. Użyj dowolnego systemu, który najlepiej Ci odpowiada. Teraz nadszedł czas, aby skategoryzować swoje dokumenty w sposób, który ułatwi Ci życie.

dwa Przechowuj swoje dokumenty w pozycji pionowej.

Aby uzyskać optymalną wydajność, ważne jest, aby przechowywać dokumenty w systemie zawieszanych teczek. Umieść każdą kategorię dokumentów w osobnym teczce i przechowuj je w szafce na akta lub pionowo w skrzynce na akta umieszczonej na półce. Przechowywanie ich w ten sposób ułatwia sprawdzenie, ile masz dokumentów. Wygląda też schludnie i schludnie.

3 Zrób oczekujące pudełko.

Zachowaj tylko te dokumenty, z którymi musisz się tego dnia uporać. Po przetworzeniu oczekujących dokumentów odrzuć te, które nie muszą być przechowywane.

Po posortowaniu dokumentów i ustaleniu, do której kategorii należy każda kategoria, spójrz na swoje miejsce pracy i określ maksymalną ilość dostępnego miejsca do ich przechowywania. Kiedy to przekroczysz pojemność przechowywania , papiery zaczną się przelewać. To sygnał, że musisz ponownie sprawdzić, co tam jest. Sprawdzając regularnie w ten sposób, możesz zawsze utrzymywać porządek w swoich dokumentach.

ZWIĄZANE Z: W swojej najnowszej książce Marie Kondo ujawnia, jak znaleźć pracę, która wzbudza radość

Corral swoją kolekcję książek

Bestseller, który miałeś kiedyś nadzieję przeczytać, poradnik dotyczący księgowości, który kupiłeś, aby poprawić swoje umiejętności, książkę otrzymaną od klienta… jakie rodzaje książek masz w swoim miejscu pracy?

co to jest zabieg na gorący olejek

Książki są wypełnione cenną wiedzą, która może nam pomóc w wykonywaniu naszej pracy. Trzymane na naszych biurkach lub na półkach z książkami mogą dać nam inspirację lub poczucie bezpieczeństwa. Czytanie ich może zwiększyć naszą motywację, a samo ich wyświetlenie może nadać naszej przestrzeni osobisty charakter. W rzeczywistości jednak często trzymamy księgi w pracy z niewłaściwych powodów.

Jedna z moich klientek miała w swoim gabinecie regał wypełniony nieprzeczytanymi książkami. Kiedy ich policzyliśmy, było ich ponad 50, a ponad połowa siedziała na półce od dwóch lat lub dłużej. Przeczytam tyle, ile zdołam podczas następnych wakacji – zadeklarowała. Kiedy jednak spotkaliśmy się ponownie, nie byłam zaskoczona, gdy usłyszałam, że zrezygnowała w połowie. Większość książek, które udało jej się przeczytać, to jej ostatnie zakupy. Pozostawianie ich nieprzeczytanych wydawało się takim marnotrawstwem, że zdecydowałam się na szybkie czytanie, aby je przejrzeć, powiedziała. Ale zacząłem czuć, że robię to tylko z poczucia obowiązku. Nie sprawiało mi to żadnej radości. Wydawało się to jeszcze bardziej marnotrawstwem, więc postanowiłem odpuścić wielu z nich. W końcu zdecydowała się trzymać w swoim biurze tylko starannie wyselekcjonowaną piętnastkę.

POWIĄZANE: Najlepsze książki 2020 (do tej pory)

Porządkując książki, zacznij od zebrania ich wszystkich w jednym miejscu. Być może myślisz, że lepiej byłoby po prostu wybrać je, patrząc na tytuły, gdy są jeszcze w twojej biblioteczce, ale nie pomijaj tego kroku. Książki, które zbyt długo leżały na półce, stały się częścią scenerii. Twój umysł nie rejestruje ich, nawet gdy znajdują się bezpośrednio na linii wzroku, a to sprawia, że ​​trudno jest zdecydować, które wzbudzają radość. Tylko biorąc każdy z nich w swoje ręce, możesz faktycznie postrzegać je jako oddzielne byty.

Jeśli trudno Ci ocenić, czy dana książka wywołuje radość, spróbuj zadać sobie pewne pytania. Na przykład, kiedy go kupiłeś? Ile razy to czytałeś? Czy chcesz to przeczytać jeszcze raz?

Kolejnym pytaniem, które należy sobie zadać, jest to, jaką rolę ta książka odgrywa w twoim życiu. Książki, które wzbudzają radość to te, które motywują i dodają energii, gdy je czytasz i ponownie je czytasz, te, które sprawiają, że jesteś szczęśliwy, wiedząc, że tam są, te, które dostarczają Ci najnowszych informacji oraz te, które pomagają lepiej wykonywać Twoją pracę, takie jak Instrukcje.

wyjątkowy prezent dla kobiety, która ma wszystko

Ostatnie pytanie, które należy zadać, dotyczy tego, czy nadal kupiłbyś tę książkę, gdybyś zobaczył ją w księgarni, czy też przekroczyła swoją świetność, jeśli chodzi o twoje zainteresowanie nią. To, że za nie zapłaciłeś, nie oznacza, że ​​musisz skończyć czytać każdą książkę.

Celem zadawania takich pytań nie jest zmuszanie się do bezmyślnego oczyszczenia swoich książek. Ma raczej pomóc ci zbadać twoją relację z każdą osobą, którą posiadasz. Jeśli książki sprawiają ci radość, właściwym wyborem jest zachowanie tylu, ile chcesz, z ufnością.

Na podstawie Joy at Work © 2020 KonMari Media Inc. i Scott Sonenshein. Wykorzystano za zgodą Little, Brown and Company, Nowy Jork. Wszelkie prawa zastrzeżone.

Marie Kondo jest autorką bestseller s Zmieniająca życie magia sprzątania (12 USD, amazonka.pl ; 16 USD, księgarnia.org ) i Radość w pracy (10 USD, amazonka.pl ; 23 USD, księgarnia.org ) , i jest gwiazdą Sprzątanie z Marie Kondo na Netflixie. Scott Sonenshein jest profesorem na Uniwersytecie Rice i autorem bestsellerów Rozciągać (23 USD, amazonka.pl ; 28 USD, księgarnia.org ) .