Określ, co delegować

Skoncentruj się na zadaniach, które pomogą Ci w karierze. Najpierw poświęć 15 minut na napisanie wyczerpującej listy rzeczy do zrobienia. To pozwala ci oczyścić umysł i skupić się na działaniu, mówi Tiffany Dufu, autorka Rzuć piłkę: osiągaj więcej, robiąc mniej . Oceń każde zadanie pod kątem szerszego obrazu: co naprawdę przyczyni się do sukcesu projektu lub pomoże w uzyskaniu awansu? Zmień swoje spojrzenie z „Co musi się dzisiaj wydarzyć?” na „Co chcę osiągnąć?”, radzi Dufu.

Zaplanuj swój czas. Doba ma tylko 24 godziny – a ty musisz spać. Zobaczenie pełnej listy rzeczy do zrobienia sprawi, że pomyślisz: Kiedy właściwie zamierzam to wszystko zrobić? mówi Mary Jane Nirdlinger, zastępczyni kierownika miasta Chapel Hill w Północnej Karolinie. Odpowiedz na to pytanie, korzystając z kalendarza, aby zaplanować i zaplanować swoje zadania — uwzględniając czas na przygotowanie mózgu, jedzenie i sprawdzanie poczty — tak jak w przypadku spotkania, mówi. Wypełnij też te bloki czasowe. Mamy tendencję do niedoceniania czasu potrzebnego na wykonanie zadań, mówi Dufu. Szybko zdasz sobie sprawę, że możesz zmieścić tylko tyle. A jeśli coś nadal jest priorytetem, będziesz musiał znaleźć kogoś innego, kto to zrobi, mówi Nirdlinger.

Ustalaj priorytety zadań, które tylko Ty możesz wykonać. To nie są rzeczy, które koniecznie możesz zrobić lepiej; są to rzeczy, z którymi tylko ty masz umiejętności, sieć lub zmysł polityczny do obsługi, mówi Dufu. Możesz być jedyną osobą, która może wygłosić przemówienie, ale możesz poprosić o pomoc w przygotowaniu slajdów prezentacji, mówi. Zachowaj wszystko, co wymaga twojego wyraźnego punktu widzenia. Nigdy nie przekazałabym niczego, co wymaga prawdziwej autentyczności, na przykład mojego głosu w pisaniu lub kontroli nad moim menu, mówi Vivian Howard, szefowa kuchni z Kinston w Północnej Karolinie i autorka książki kucharskiej. Głębokie korzenie . Unikaj delegowania zadań, które naprawdę lubisz robić, nawet jeśli są one trywialne. To one przyczyniają się do ogólnego szczęścia w pracy, mówi Nirdlinger. Może lubisz rezerwować własne loty w podróży służbowej (i jesteś bardzo wybredny w kwestii przerw w podróży).

Przypisz skutecznie

Odkryj supermoc każdego. Poświęć trochę czasu, aby lepiej poznać swoich kolegów z drużyny i ich wyjątkowe umiejętności. Każda pielęgniarka ma indywidualną niesamowitą cechę, niezależnie od tego, czy jest to demistyfikujący żargon medyczny dla pacjentów, czy też najlepszy pobór krwi, mówi była pielęgniarka psychiatryczna Elizabeth Scala, autorka książki Zatrzymaj wypalenie pielęgniarki . Po znalezieniu swojego guru PowerPointa lub specjalisty ds. zimnych połączeń łatwiej jest powierzyć osobie to zadanie podpisu.

Wskaż możliwości rozwoju. Daj każdemu szansę zabłysnąć. Delegacja to nie tylko Ty. Chodzi o umożliwienie ludziom rozwoju i próbowania czegoś nowego, mówi Nirdlinger. Jeśli nie możesz przestać być zajęty wystarczająco długo, aby delegować, powstrzymujesz swój zespół. Zadaj sobie pytanie, kto mógłby naprawdę skorzystać z tego doświadczenia lub tego wyzwania? mówi Laura Vanderkam, autorka Wiem, jak ona to robi . Jeśli jest ktoś, kto uczyłby się dzięki kontaktowi z nowym działem, wyślij ją na spotkanie w swoim miejscu.

Poproś o wolontariuszy. Czasami jesteśmy tak pogrążeni w naszym zajęciu, że nie cofamy się i nie widzimy, kto jest w pobliżu, aby pomóc, mówi Nirdlinger. Radzi powiedzieć swojemu zespołowi, że czuję się przytłoczony. Czy zauważyłeś, że robię coś, w czym mógłbyś pomóc? Ludzie lubią być pomocni, mówi Nirdlinger: Dzięki temu czują się docenieni. Jako koordynator wolontariuszy w Habitat for Humanity w Knoxville w stanie Tennessee, Trinity Edgar prosi o opinie i pyta wolontariuszy, jakie zadanie chcieliby podjąć. „Chcemy upewnić się, że są wygodne, jednocześnie zmuszając je do zwiększenia poziomu komfortu” – mówi.

Deleguj we wszystkich kierunkach, w tym w górę. Czasami rówieśnik jest najlepszą osobą do wykonywanej pracy; czasami zadanie, które zajęłoby Ci wiele godzin, może być wykonane przez menedżera za pomocą jednego telefonu. Poinformuj osobę, że jej wiedza lub zaangażowanie doprowadzi do zwycięstwa firmy. Uważaj na swój język, mówi Lindsey Pollak, autorka Zostań szefem . Użyj słowa wsparcie, pomoc lub wskazówki zamiast delegować. Dufu sugeruje rówieśnikowi, że naprawdę przyda mi się twoje wsparcie, aby rozwiązać ten problem. Czy możesz wziąć udział w tych trzech spotkaniach u mnie i przekazać swój wnikliwy wgląd? Do menedżera powiedzmy: Twoje podjęcie tych dwóch rzeczy usunie pewne ogromne bariery dla projektu. Nie usuwasz zadań do wykonania z talerza; wyrażasz, co należy zrobić, aby wyrzucić to zadanie z boiska.

Przekaż zadanie

Przedstaw jasne oczekiwania. Przejrzystość jest kluczowa podczas delegowania dowolnego zadania. Wyjaśnij dokładnie, czego potrzebujesz i uzgodnij wyniki, mówi Stacy Brown-Philpot, dyrektor generalny TaskRabbit. Bądź konkretny (czy ASAP oznacza do jutra czy do 17:00 dzisiaj?) i nie zakładaj, że ktoś wykona zadanie w sposób, w jaki ty naturalnie byś to zrobił. Różne pokolenia używają różnych narzędzi, mówi Pollak. Jeśli chcesz, aby ktoś odręcznie napisał podziękowanie, a nie wysłał e-maila, powiedz dokładnie to.

Pokaż, nie mów. Pokaż, jak wygląda sukces. Podsłuchiwanie rozmowy handlowej i słuchanie dokładnie tego, co mówisz i jak odpowiadasz, jest zwykle lepszym szkoleniem niż jakikolwiek scenariusz, mówi Pollak. Lub daj swojemu współpracownikowi pięć przykładów tego, jak wygląda doskonałość i przykłady tego, czego nie robić. Po tym, jak ta osoba będzie cię przez jakiś czas obserwowała, mówi Scala, bądź otwarty i zapytaj: Czy czujesz się teraz komfortowo, aby zrobić to sam?

Reklamuj zalety każdego zadania. Bądźmy szczerzy: niewiele osób jest zachwyconych pomysłem rezerwacji sali konferencyjnej lub zorganizowania pokoju zaopatrzeniowego. Nawet jeśli Twoja prośba nie jest seksowna, wyrażaj ją z entuzjazmem. Ludzie są głodni nauki i chętni do pomocy, gdy prośba jest pozycjonowana jako okazja, mówi Dufu. Na przykład, jeśli potrzebujesz kogoś do robienia notatek na spotkaniu kadry kierowniczej, powiedzmy: To spotkanie jest dla Ciebie szansą na wgląd w politykę tej firmy. Chciałbym, żebyś uczestniczyła i robiła notatki. Howard dodaje przypomnienie: bycie delegującym to nie bycie dyktatorem. Bądź miły.

Oceń, czy to działa

Zdecyduj, jak zamierzasz się odprawić. Po przeniesieniu własności określ sposób otrzymywania aktualizacji. Skonfiguruj coś, co działa z obiema osobowościami, mówi Nirdlinger. Stwórz oś czasu i określ dokładnie, czego oczekujesz w każdym punkcie kontrolnym, mówi Brown-Philpot.

Wspólne rozwiązywanie problemów. Jeśli delegowanie nie idzie dobrze, powiedz otwarcie, co nie działa. Zadaj serię szczerych pytań: Czy masz wszystkie potrzebne informacje? Potrzebujesz szkolenia? Czy jest to coś, co czujesz się komfortowo robiąc? Weź udział w rozwiązaniu, aby zmienić konwersację z defensywnej na taktyczną, mówi Nirdlinger.

Rzuć się z tym. Od czasu do czasu musisz po prostu iść na kompromis. Czasami nie potrafię wyrazić swojej wizji w zrozumiały sposób, mówi Howard. Musisz być otwarty na sposób działania innych ludzi i wprowadzać poprawki po drodze. Nawet jeśli zadanie nie zostało wykonane perfekcyjnie, jeśli dało ci czas na skupienie się na innym ważnym projekcie lub wyjście wystarczająco wcześnie, aby wyjść na siłownię lub schować dzieci, to definitywna wygrana.