Umieść papier na swoim miejscu

Ogólną zasadą dotyczącą dokumentów jest odrzucenie wszystkiego. Moi klienci zawsze wyglądają na oszołomionych, kiedy to mówię. Oczywiście nie chodzi mi o to, że powinniśmy całkowicie wyeliminować papiery. Po prostu próbuję dowiedzieć się, jak bardzo potrzebujemy zdecydowania, aby wybrać tylko te, które są absolutnie niezbędne, a resztę odrzucić. Kartki papieru wydają się takie cienkie; często trzymamy się ich bez zastanowienia. Im więcej dokumentów zgromadzimy, tym więcej czasu zajmuje odnalezienie poszczególnych dokumentów i tym trudniej je uporządkować.

Dekoracje na 4 lipca do zrobienia

Zacznij od zebrania wszystkich dokumentów w jednym miejscu i przyjrzenia się każdemu z nich. Nawet papiery, które są w kopertach, należy wyjmować i sprawdzać strona po stronie na wypadek pomieszania z nimi ulotek reklamowych lub innych niechcianych materiałów.

Pomocne może być sortowanie artykułów na kategorie podczas przeglądania treści. Dzięki temu wypełnianie ich po zakończeniu jest szybsze i łatwiejsze. Dokumenty można ogólnie podzielić na trzy kategorie: w toku, zapisz, bo musisz i zapisz, bo chcesz.

POWIĄZANE: Jak wyeliminować bałagan papierowy w zaledwie 5 minut dziennie

Kategoria oczekujących obejmuje dokumenty, które wymagają jakiegoś działania, na przykład zaległe rachunki. Polecam przechowywać je wszystkie w jednej pionowej skrzynce na dokumenty, dopóki się z nimi nie uporasz. W ten sposób nie pomieszają się z papierami z innych kategorii.

Następnie spójrzmy na dokumenty, które musimy zapisać . Posortuj je według kategorii i umieść je w szafce lub w folderach na półce. Jeśli nie musisz przechowywać oryginałów, możesz je zeskanować i przechowywać w formie elektronicznej. W takim przypadku, zamiast skanować je podczas sortowania, bardziej efektywne jest umieszczenie ich w stosie do późniejszego zeskanowania i wykonanie skanowania za jednym zamachem.

Ostatnia kategoria to dokumenty, które chcesz zachować z innych powodów. Mogą to być dokumenty, które chcesz zachować jako odniesienie, lub takie, które naprawdę wzbudzają w tobie radość. Ale ponieważ odbicie jest częstym problemem, gdy ludzie trzymają się rzeczy tylko dlatego, pamiętaj, że podstawową zasadą dotyczącą dokumentów jest wyrzucanie ich wszystkich.

Na moich lekcjach sprzątania, gdy klient ma problem z podjęciem decyzji, które dokumenty zatrzymać, a które wyrzucić, zadaję pytania dotyczące każdego z nich — na przykład Kiedy tego potrzebujesz?, Jak długo to masz?, Jak często chodzisz wstecz i spójrz na to?, Czy możesz znaleźć te same treści w internecie?, Czy zapisałeś je już na swoim komputerze?, Jaki byłby problem, gdybyś tego nie miał?, i Czy to naprawdę iskrzy radość? Jeśli nie zgadzasz się z założeniem, że powinieneś je wszystkie wyrzucić, spróbuj wyobrazić sobie, że właśnie wszedłem do twojego biura i ogłosiłem, że zamierzam zniszczyć wszystkie twoje dokumenty. Co byś zrobił? Które z nich chciałbyś ocalić przed niszczarką?

Jak przechowywać dokumenty, aby nigdy się nie odbijać?

Dopóki będziesz przestrzegać moich trzech zasad przechowywania, nigdy nie wrócisz do bałaganu.

powiązane przedmioty

jeden Kategoryzuj każdy papier aż do ostatniego arkusza.

Zacznij od posortowania dokumentów w jasne kategorie, takie jak prezentacje, propozycje projektów, raporty i faktury. Użyj dowolnego systemu, który najlepiej Ci odpowiada. Teraz nadszedł czas, aby skategoryzować swoje dokumenty w sposób, który ułatwi Ci życie.

dwa Przechowuj swoje dokumenty w pozycji pionowej.

Aby uzyskać optymalną wydajność, ważne jest, aby przechowywać dokumenty w systemie zawieszanych teczek. Umieść każdą kategorię dokumentów w osobnym teczce i przechowuj je w szafce na akta lub pionowo w skrzynce na akta umieszczonej na półce. Przechowywanie ich w ten sposób ułatwia sprawdzenie, ile masz dokumentów. Wygląda również schludnie i schludnie.

3 Zrób oczekujące pudełko.

Zachowaj tylko te dokumenty, z którymi musisz się tego dnia uporać. Po przetworzeniu oczekujących dokumentów odrzuć te, których nie trzeba zachować.

najlepsza pora dnia, aby zadzwonić do irs

Po posortowaniu dokumentów i ustaleniu, do której kategorii należy każda kategoria, spójrz na swoje miejsce pracy i określ maksymalną ilość dostępnego miejsca do ich przechowywania. Gdy przekroczysz tę pojemność, papiery zaczną się przepełniać. To sygnał, że musisz ponownie sprawdzić, co tam jest. Sprawdzając regularnie w ten sposób, możesz zawsze utrzymywać porządek w swoich dokumentach.

POWIĄZANE: W swojej najnowszej książce Marie Kondo ujawnia, jak znaleźć pracę, która wzbudza radość

jak pokroić białą cebulę

Corral swoją kolekcję książek

Bestseller, który miałeś kiedyś nadzieję przeczytać, poradnik dotyczący księgowości, który kupiłeś, aby poprawić swoje umiejętności, książkę otrzymaną od klienta… jakie rodzaje książek masz w swoim miejscu pracy?

Książki są wypełnione cenną wiedzą, która może nam pomóc w wykonywaniu naszej pracy. Trzymane na naszych biurkach lub na półkach z książkami mogą dać nam inspirację lub poczucie bezpieczeństwa. Czytanie ich może zwiększyć naszą motywację, a samo ich wyświetlenie może nadać naszej przestrzeni osobisty charakter. W rzeczywistości jednak często trzymamy księgi w pracy z niewłaściwych powodów.

Jedna z moich klientek miała w swoim gabinecie regał wypełniony nieprzeczytanymi książkami. Kiedy ich policzyliśmy, było ich ponad 50, a ponad połowa siedziała na półce od dwóch lat lub dłużej. Przeczytam tyle, ile zdołam podczas następnych wakacji – zadeklarowała. Kiedy jednak spotkaliśmy się ponownie, nie byłam zaskoczona, gdy usłyszałam, że zrezygnowała w połowie. Większość książek, które udało jej się przeczytać, to jej ostatnie zakupy. Pozostawianie ich nieprzeczytanych wydawało się takim marnotrawstwem, że zdecydowałam się na szybkie czytanie, aby je przejrzeć, powiedziała. Ale zacząłem czuć, że robię to tylko z poczucia obowiązku. Nie sprawiało mi to radości. Wydawało się to jeszcze bardziej marnotrawstwem, więc postanowiłem odpuścić wielu z nich. W końcu zdecydowała się trzymać w swoim gabinecie tylko starannie wyselekcjonowaną piętnastkę.

POWIĄZANE: Najlepsze książki 2020 (do tej pory)

Porządkując książki, zacznij od zebrania ich wszystkich w jednym miejscu. Być może myślisz, że lepiej byłoby po prostu wybrać je, patrząc na tytuły, gdy są jeszcze w twojej biblioteczce, ale nie pomijaj tego kroku. Książki, które zbyt długo leżały na półce, stały się częścią scenerii. Twój umysł nie rejestruje ich, nawet gdy znajdują się bezpośrednio na linii wzroku, przez co trudno jest zdecydować, które wzbudzają radość. Tylko biorąc każdy z nich w swoje ręce, możesz faktycznie postrzegać je jako oddzielne byty.

jak usunąć zapach bo z koszuli

Jeśli trudno Ci ocenić, czy dana książka wywołuje radość, spróbuj zadać sobie pewne pytania. Na przykład, kiedy go kupiłeś? Ile razy to czytałeś? Czy chcesz to przeczytać jeszcze raz?

Kolejnym pytaniem, które należy sobie zadać, jest to, jaką rolę ta książka odgrywa w twoim życiu. Książki, które budzą radość, to te, które motywują i dodają energii, gdy je czytasz i ponownie czytasz, te, które uszczęśliwiają Cię samą świadomością, że tam są, te, które dostarczają Ci najnowszych informacji oraz te, które pomagają Ci wykonywać swoją pracę lepsze, takie jak podręczniki.

Ostatnie pytanie, które należy zadać, dotyczy tego, czy nadal kupiłbyś tę książkę, gdybyś ją zobaczył w księgarni, czy też przeżyła swoją świetność, jeśli chodzi o twoje zainteresowanie nią. To, że za nie zapłaciłeś, nie oznacza, że ​​musisz skończyć czytać każdą książkę.

Celem zadawania takich pytań nie jest zmuszanie się do bezmyślnego oczyszczenia swoich książek. Ma raczej pomóc ci zbadać twoją relację z każdym, kogo posiadasz. Jeśli książki wzbudzają w tobie radość, właściwym wyborem jest trzymanie ich tylu, ile chcesz, z ufnością.

Na podstawie Joy at Work © 2020 KonMari Media Inc. i Scott Sonenshein. Wykorzystano za zgodą Little, Brown and Company, Nowy Jork. Wszelkie prawa zastrzeżone.

Marie Kondo jest autorką bestseller s Zmieniająca życie magia sprzątania (12 USD, amazonka.pl ; 16 dolarów, księgarnia.org ) oraz Radość w pracy (10 USD, amazonka.pl ; 23 dolary, księgarnia.org ) , i jest gwiazdą Sprzątanie z Marie Kondo na Netflixie. Scott Sonenshein jest profesorem na Rice University i autorem bestsellerów Rozciągać (23 USD, amazonka.pl ; 28 dolarów, księgarnia.org ) .

• Autorstwa Marie Kondo i Scotta Sonensheina