Krok 1: Wyrzuć zweryfikowane rachunki i pokwitowania bankomatowe

Prawie wszystkie Twoje dokumenty finansowe można podzielić na trzy kategorie: dokumenty, które musisz przechowywać tylko przez rok kalendarzowy lub krócej, dokumenty, które musisz przechowywać przez siedem lat (typowe okno, w którym Twoje zeznanie podatkowe może być kontrolowane), i papiery, których powinieneś się trzymać w nieskończoność.

Na przykład, czy naprawdę musisz zachowywać wszystkie rachunki za wypłaty z bankomatów? Nie. Po sprawdzeniu informacji, które pojawiają się na Twoim koncie online lub na miesięcznym wyciągu, możesz wyrzucić kartę bankomatową. To samo dotyczy dowodów wpłaty i kwitów kart kredytowych. Nie przechowuj paragonów sprzedaży drobnych zakupów po kilkukrotnym zadowalającym użytkowaniu przedmiotu lub po wygaśnięciu gwarancji. Zachowaj pokwitowania za większe zakupy (każdy przedmiot, którego koszt wymiany przekracza odliczenie z ubezpieczenia właściciela lub najemcy).

Wkrótce po zakończeniu roku kalendarzowego prawdopodobnie będziesz w stanie wyrzucić (lub bezpieczniej strzępić) mnóstwo dodatkowego papieru, w tym odcinki wypłaty, miesięczne wyciągi z kart kredytowych i kredytów hipotecznych, rachunki za media (jeśli nie są potrzebne do potrąceń gospodarczych) oraz miesięczne lub kwartalne raporty od towarzystw maklerskich i funduszy inwestycyjnych za rok poprzedni.

„Zazwyczaj całoroczna działalność jest wyszczególniona w końcowym oświadczeniu na koniec roku, co sprawia, że ​​każde inne oświadczenie jest zbędne” — mówi Ed Slott, CPA w Rockville Center w stanie Nowy Jork. Na przykład ostatni odcinek wypłaty i formularz W-2 dokumentują wszystkie zarobki za rok, jeśli pracujesz dla kogoś innego; jeśli jesteś samozatrudniony, Twoje formularze 1099 zrobią to samo dla Ciebie. Podobnie większość firm inwestycyjnych i niektórzy wystawcy kart kredytowych wysyłają w styczniu wyczerpujące zestawienia. „Przechowuj comiesięczne aktualizacje, dopóki nie pogodzisz ich z podsumowaniami na koniec roku” – mówi Slott.

Krok 2: Trzymaj się końcowych oświadczeń nawet przez siedem lat

Będziesz jednak musiał trzymać te ostatnie wyciągi z karty kredytowej, wraz z formularzami W-2 i 1099, przez co najmniej trzy lata, a najlepiej przez siedem. Urząd Skarbowy ma do trzech lat od daty złożenia zeznania podatkowego na zbadanie go pod kątem błędów i do sześciu lat na przeprowadzenie audytu, jeśli istnieje powód, aby podejrzewać, że zaniżyłeś swój dochód brutto o 25% lub więcej. (Nie ma przedawnienia dla nikogo, kto celowo popełnił oszustwo). Rzeczywiście, musisz zachować wszelkie dokumenty potwierdzające Twój powrót do czasu zamknięcia okna kontrolnego. Wśród dodatkowych dokumentów należy zachować: anulowane czeki i pokwitowania za wszystkie podlegające odliczeniu wydatki biznesowe (takie jak wydatki na rozrywkę, sprzęt do domowego biura i składki zawodowe), składki na konto emerytalne, darowizny na cele charytatywne, rachunki za opiekę nad dziećmi, - kieszonkowe wydatki na leczenie, alimenty, odsetki od kredytu hipotecznego i podatek od nieruchomości.

O ile świadomie nie złożyłeś fałszywego zeznania, możesz wyrzucić te dokumenty potwierdzające po trzech do siedmiu latach, w zależności od tego, jak prosta jest Twoja sytuacja podatkowa.

Ale nie wyrzucaj rzeczywistych deklaracji podatkowych ani podsumowań rachunków inwestycyjnych na koniec roku, nawet jeśli szanse na audyt zniknęły. Dokumenty te nie zajmują dużo miejsca i mogą być bardzo przydatne podczas przyszłego planowania finansowego.

Dla celów ubezpieczeniowych warto również przechowywać pokwitowania za większe zakupy oraz pokwitowania, które pokazują, ile zapłaciłeś za modernizację domu w nieskończoność, zarówno po to, aby zadowolić potencjalnych nabywców, jak i zmniejszyć ewentualne podatki od zysków kapitałowych przy sprzedaży domu. Niezwykle ważne jest, aby zachować potwierdzenia, które zawierają oznaczenia beneficjentów oraz cenę zakupu akcji, funduszy inwestycyjnych i wszelkich innych posiadanych inwestycji; trzymaj się tych zapisów w nieskończoność, ponieważ pewnego dnia, mówi Slott, „ty lub twoi spadkobiercy będziecie musieli dokładnie wiedzieć, ile zapłaciliście, aby określić zysk z inwestycji dla celów podatkowych”.

Krok 3: Daj swoim papierom dom

Jeśli masz wolny pokój lub kącik, który możesz wyznaczyć jako miejsce, w którym zajmujesz się papierkową robotą, świetnie; jeśli nie, wystarczy szuflada, szafka lub szafa, w której można przechowywać rachunki i bieżące akta, znajdujące się w pobliżu stołu, na którym można wypisywać czeki. Jeśli chodzi o materiały eksploatacyjne, znajdziesz teczki lub koperty z manili, które przydadzą się do przechowywania dokumentów, podobnie jak szafka na akta lub tekturowe pudełko do przechowywania akt.

Przechowuj testament, akty urodzenia i ślubu, polisy ubezpieczeniowe, akty własności i inne stałe dokumenty w bezpiecznym, ale dostępnym miejscu w pobliżu innych dokumentów finansowych, aby Ty i Twoi spadkobiercy zawsze mogli szybko się do nich dostać, jeśli będą potrzebować .

Krok 4: Bądź systematyczny

Miej plan przetwarzania całego papieru. Wybierz miejsce, w którym umieścisz rachunki — powiedzmy, kopertę z manili, szufladę, plastikowe pudełko odbiorcze lub sortownik — i wrzuć każdą kopertę, gdy nadejdzie ona pocztą. Następnie, gdy usiądziesz, aby zapłacić rachunki, będziesz mieć wszystkie potrzebne dokumenty w jednym miejscu.

Oto klucz: po zapłaceniu rachunku lub sprawdzeniu wyciągu należy go natychmiast złożyć. „Twoim celem powinno być jak najmniejsze dotknięcie kartki papieru, a nie przerzucanie jej od stosu do stosu” – mówi Paula Boyer Kennedy, planistka finansowa w biurze Ernst & Young w Minneapolis. „Jeśli po zapłaceniu włożysz rachunek z powrotem do szuflady, znajdzie przyjaciół, będą się kojarzyć i urodzić potomstwo. Już niedługo będziesz mieć prawdziwy miot.

Ponownie, wystarczy bardzo podstawowy system archiwizacji. Najprostszą metodą jest wrzucenie wszystkiego, co jest związane z podatkami, do jednego pojemnika, gdy tylko skończysz – szuflada, szafka na akta, papierowy segregator, a nawet pudełko na buty. W ten sposób, gdy będziesz gotowy do wypełnienia zeznania podatkowego, będziesz mieć wszystkie potrzebne dokumenty na wyciągnięcie ręki. Alternatywnie możesz na początku skonfigurować nieco bardziej zorganizowany system, z oddzielnymi folderami plików dla głównych kategorii twojego życia. Możesz na przykład oznaczyć swoje foldery według typu konta (wyciągi z karty kredytowej, wyciągi maklerskie, rachunki za media itp.) lub według kategorii podatkowej (wydatki do odliczenia, datki na cele charytatywne itp.) lub według celu finansowego ( mieszkaniowy, emerytalny, fundusz studencki itp.). Na początku może to zająć więcej czasu, ale na dłuższą metę pozwoli to zaoszczędzić czas.

Krok 5: Rozwiąż zaległości

Po utworzeniu systemu nadal musisz radzić sobie ze wszystkimi zgromadzonymi stosami. Zamiast rozpoczynać masową reorganizację, zacznij od sortowania małych stosów na raz. Możesz poświęcić pół godziny dziennie na przesiewanie starych gazet, na przykład podczas oglądania wiadomości lub słuchania muzyki.

Zdziwisz się, jaką różnicę robi niewielka organizacja. „Ludzie nie zdają sobie sprawy, ile płacą w wyniku nieładu w dokumentach finansowych – spóźnionego obciążenia karty kredytowej tutaj, tam utraconego odliczenia podatkowego” – mówi Stephanie Denton, zawodowa organizatorka z Cincinnati. Jeszcze większe mogą być jednak długoterminowe korzyści psychiczne i finansowe. Kiedy już się zorganizujesz, „możesz skupić swoją mentalną energię na naprawdę ważnych rzeczach, takich jak inwestycje i cele finansowe” – mówi Terry Savage, autor książki Dzika prawda o pieniądzach ( amazonka.pl ). „Uporządkowanie swoich dokumentów finansowych zapewnia spokojną głowę dużą dywidendę”.