Przekaż opinię szybko, ale nie od razu.
Nie czekaj na coroczny przegląd, aby wskazać obszary wymagające poprawy. Szybko zwracaj uwagę na problemy, aby szczegóły były świeże w Twojej pamięci. Dzień po incydencie jest najlepszym miejscem; posiadanie odrobiny czasu tłumi zbyt gorące emocje i pozwala przygotować się i być bardziej przemyślanym w słowach. W tej chwili obie strony będą miały silniejszą, mniej pomocną reakcję, mówi Jennifer Porter, partner zarządzający Grupa weselna , firma zajmująca się przywództwem i rozwojem zespołów. Przeglądy roczne lub kwartalne powinny obejmować cele i koncentrować się na wybiegających w przyszłość informacjach zwrotnych – na przykład, co ktoś musi zrobić mniej lub bardziej, aby rozwijać swoją karierę (jeśli miałbyś stać się bardziej biegły w analityce danych, widzę, że przeskakujesz do Następny poziom).
Zapamiętaj swoją intencję.
Zastanów się, dlaczego chcesz podzielić się swoją opinią w pierwszej kolejności. Robisz to, ponieważ chcesz pomóc tej osobie odnieść sukces, mówi Porter. W tym czasie może wydawać się mniej życzliwy — możesz pomyśleć, że po prostu musisz ograniczyć złe nawyki lub naprawić niechlujną pracę — ale każdy rodzaj informacji zwrotnej pomaga Twojemu zespołowi uczyć się i rozwijać. Ty też chcesz zdobyć ich zaufanie. Jeśli nie dostarczysz informacji zwrotnej, ktoś inny wykona i może nie wykonać tak dobrej pracy, jak Ty, mówi Freyan Billimoria, dyrektor ds. operacji personalnych w firmie Udostępnianie umiejętności , internetowa społeczność edukacyjna. W trakcie rozmowy wyraź swoją intencję. Powiedz, mówię ci to, ponieważ zależy mi na tobie i chcę, abyś był tak skuteczny, jak to tylko możliwe.
Pomyśl o treści, a nie o dostawie.
Wielu menedżerów martwi się tym, jak złagodzą cios, zamiast tego, co powiedzą, mówi Porter. To tak, jakby przygotowywać się do wygłoszenia przemówienia i skupiać się na tym, w co się ubierzesz, a nie na treści prezentacji, zauważa. Zadaj sobie pytanie: Jakie jest moje główne przesłanie? Co mam nadzieję, że ta osoba wyniesie z rozmowy? Co chcę, aby wydarzyło się dalej? Zapisz, co powiesz i przećwiczysz pod prysznicem lub u zaufanego współpracownika. Skoncentruj się na zachowaniu lub działaniu, zamiast omawiać uczucia i podaj konkretne przykłady, tak jak zauważyłem, że przerywałeś ludziom sześć razy podczas tego spotkania (w przeciwieństwie do niegrzecznego wobec współpracowników).
ZWIĄZANE Z: Oto jak uzyskać elastyczny harmonogram w pracy
Zacznij od pytania.
Dyskusja powinna być dialogiem, a nie monologiem. Powiedz, bardzo chciałbym porozmawiać z Tobą, aby podzielić się opinią. Czy to w porządku? To ludzka natura, że tak, ale prosząc o pozwolenie, możesz wzmocnić związek, mówi Porter. Inna taktyka: Niech druga osoba poprowadzi rozmowę. Powiedz, chciałbym z tobą porozmawiać x . Jak myślisz, co poszło dobrze? Jak myślisz, co nie? Daj pracownikowi czas na odpowiedź. W wielu przypadkach już wiedzą, gdzie im się nie udaje, mówi Fran Hauser, autorka Mit o miłej dziewczynie (16 USD; amazonka.pl ). Kiedy traktujesz rozmowę jako współpracę, a nie krytykę, ton jest bardziej wspierający.
Używaj mniej słów.
Bądź tak konkretny, jak to tylko możliwe. Niejasne lub banalne zwroty (musisz popracować nad swoją prezencją na stanowisku kierowniczym) lub oblane cukrem informacje zwrotne są dla słuchacza mylące, zwiększając prawdopodobieństwo, że całkowicie nie zrozumie Twojego punktu widzenia. Jeśli używasz 100 słów, aby powiedzieć, że ktoś nie dotrzymał terminu, przesadzasz, mówi Porter. A kiedy już załadujesz słowa wypełniające i zmiękczacze (wiem, że jesteś przepracowany), informacje zwrotne zaczynają być osobiste i mogą wkraść się uprzedzenia, mówi Billimoria. Zamiast tego przejdź do sedna sprawy i wspomnij, co zaobserwowałeś. Powiedzmy, zauważyłem, że nie dotrzymaliśmy terminu dwóch ostatnich raportów. Co się stało?
Nie rozwadniaj swojej wiadomości.
Powszechny zwyczaj umieszczania negatywnych informacji zwrotnych między dwoma kawałkami pochwał może być instynktowny, ale jest to jeden z największych błędów popełnianych przez menedżerów, mówi Billimoria. Ukrywanie informacji zwrotnych w jednorazowych komplementach odbiera moc Twoim słowom. Ludzie widzą, że to nadchodzi; wtedy odrzucą pozytywy, poczekają na negatywy i nie będą ufać temu, co masz do powiedzenia, mówi Porter. Co możesz zrobić, aby być uprzejmym, ale bezpośrednim: wyrażaj pozytywne opinie, mówi Hauser. Powiedz: Dużo idzie dobrze, ale mam konstruktywną informację zwrotną na temat niektórych rzeczy, które wymagają poprawy lub mam kilka rad, które mogą ci pomóc.
Podaj kontekst.
Dlaczego obchodzi cię, że ktoś spóźnia się z pracą? A może nie formatuje prezentacji idealnie? Odpowiedzi mogą być dla Ciebie oczywiste, ale pracownik musi zrozumieć, dlaczego stoi za Twoją opinią. Spróbuj umieścić konkretne notatki w szerszym obrazie — na przykład, gdy nasz dział spóźnia się z pracą, wpływa to również na inne zespoły lub Gdy Twoje finanse wyglądają na niedopasowane, może to spowodować, że ludzie nie będą mieli zaufania do Twoich liczb. Wyjaśnienie, dlaczego Twoja opinia jest ważna, mówi Hauser, może ułatwić jej dostarczenie i wysłuchanie.
Bądź empatyczny.
Otrzymywanie krytycznych komentarzy jest trudne. Nie ma znaczenia, jak umiejętnie radzisz sobie z przekazywaniem informacji zwrotnych. Nadal piecze, mówi Porter. Nie bądź zbyt surowy, słuchaj perspektywy drugiej osoby i zachowaj spokój. Unikaj też słowa ty, jeśli możesz. Subtelny dobór słów może sprawić, że rozmowa będzie przypominać dialog, a nie atak, mówi Hauser. Na przykład, zamiast mówić: Myślę, że mogłeś to zrobić inaczej, powiedz: Myślę, że to można było zrobić inaczej.
Zrób to twarzą w twarz.
Przekazywanie trudnych wiadomości przez e-mail lub telefon jest kuszące, ale spotkania osobiste (lub przez Skype lub FaceTime) są bardziej efektywne, mówi Hauser. Pozwala na wzajemne odczytywanie niewerbalnych wskazówek i intencji emocjonalnych. Bycie twarzą w twarz to jedyny sposób, aby druga osoba mogła wyczuć twoje współczucie, mówi Hauser. Ponadto, jeśli nie widzisz swojego pracownika, trudniej będzie rozróżnić, czy jest zdenerwowany, czy nawet zwraca uwagę na to, co mówisz. Usiądź prosto i utrzymuj kontakt wzrokowy, bez względu na to, jak trudne może to być, mówi Hauser.
Miej plan kontynuacji.
Zakończ rozmowę dyskusją na temat kolejnych kroków. Zapytaj, jak możesz być pomocny i wspólnie zdecydujcie, kiedy powinniście ponownie porozmawiać (dni, tygodnie lub miesiące później, w zależności od problemu). Następnie zamelduj się po dniu lub dwóch, aby zobaczyć, jak czuje się druga osoba. To naturalne, że odbiorca informacji zwrotnych odchodzi trochę zraniony po rozmowie, nawet jeśli była ona produktywna, mówi Porter. Trzeba dać ludziom czas na przetworzenie, mówi Billimoria. Kluczem do silnych relacji jest powrót. Kiedy to zrobisz, zdobędziesz zaufanie, co następnym razem ułatwi dzielenie się opiniami.
Pamiętaj też o chwaleniu.
Uczyń dostarczanie pozytywnych opinii częścią swojej rutyny — nie wciskaj ich tylko w nieprzyjemne rozmowy. Nie chodzi tylko o to, by udobruchać ludzi lub dać każdemu trofeum; pozytywne opinie to narzędzie rozwoju zawodowego. Przede wszystkim jest to konstruktywne — przydatne jest, aby ludzie wiedzieli, co robią dobrze, aby mogli to robić dalej. Po drugie, pomaga stworzyć kulturę, która jest bardziej otwarta i tolerancyjna na opinie, mówi Porter. Tutaj też bądź konkretny. Powiedz, że naprawdę podoba mi się sposób, w jaki poradziłeś sobie z tym wyzwaniem, lub doceniam, że rozmawiałeś z innymi działami, aby uzyskać ich poparcie. I mów to często. Za każdą krytykę powinieneś dać co najmniej pięć pochwał, mówi Hauser. To prowadzi ludzi do miejsca, w którym pragną informacji zwrotnej.
